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Entités publiques : Attention aux rejets abusifs

Entités publiques, ne rejetez plus les factures de vos fournisseurs si vous pouvez l’éviter. Le rejet entraîne obligatoirement l’émission d’une nouvelle facture par le fournisseur, processus long et coûteux.

Comment faire pour éviter de rejeter une facture ?

  • Si vous constatez une erreur sur les données d’acheminement (SIRET, code service ou numéro d’engagement) mentionnées sur la facture : vous devez alors employer le statut dédié « à recycler ». Dès lors que ce statut est apposé à la facture, le fournisseur devra modifier l’une des trois informations. Il pourra ensuite renvoyer sa facture tout en conservant le même numéro.

 

  • Lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes: vous devez appliquer le statut « suspendue ». Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture pour un nouveau traitement de votre part.

 

En dernier recours (données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc), vous pouvez utiliser le statut «rejeté ».

Création de compte : un nouveau parcours utilisateur en deux étapes

Chorus Pro continue d’évoluer avec la mise en production le 24 janvier de la version 3.8.1. Cette nouvelle version impacte le parcours de création des comptes utilisateurs.

 

Jusqu’ici, la création du compte utilisateur et la création d’une nouvelle structure ou la demande de rattachement à une structure existante étaient effectuées en une seule étape. Désormais, un nouvel utilisateur de Chorus Pro créera son compte utilisateur dans un premier temps, puis se connectera au portail pour créer une nouvelle structure ou demander un rattachement à une structure existante.

 

Ce nouveau parcours utilisateur contribue à faciliter la distinction entre :

- le compte utilisateur qui vous identifie en tant que personne dans Chorus Pro,

- la structure qui est l’organisme au nom duquel vous agissez dans Chorus Pro.

 

Rappel : un compte utilisateur doit obligatoirement être rattaché à une structure pour avoir accès aux applications de dépôt de factures, mémoires de frais de justice et demandes de remboursement TICPE.

 

Vous trouverez ci-dessous l’enchaînement des étapes de création du compte avant et après la version 3.8.1 de Chorus Pro :

 

Avant - Création de compte et rattachement à une structure en une étape :

Après – Création de compte utilisateur et de rattachement à une structure en deux étapes :

Si vous souhaitez rattacher votre compte utilisateur à une structure existante, il est nécessaire qu’un gestionnaire de la structure valide votre demande de rattachement. Cette règle reste inchangée avec le nouveau parcours de création de compte.

 

Vous pouvez prendre connaissance du détail des manipulations pour créer un nouveau compte utilisateur dans notre guide utilisateur dédié (lien vers le guide utilisateur « Créer un compte utilisateur » - https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/creer-un-compte-utilisateur-et-sauthentifier/).

2023 : toujours plus de factures pour Chorus Pro !

Le nombre de factures envoyées et traitées par Chorus Pro continue de croître puisque c’est tout près de 78 millions de factures qui ont été reçues par Chorus Pro en 2023. La croissance annuelle reste importante même si elle ralentit quelque peur (5,4% contre 8,8% en 2022) ce qui est normal car la solution est obligatoire pour tous les fournisseurs de la sphère publique depuis déjà 4 années.

 

On constate toutefois une progression légèrement plus importante (+7%) des factures de marchés de travaux, avec 1,7 million de factures de travaux reçues par Chorus Pro en 2023 contre 1,59 million en 2022.

 

Dans le détail, ce sont plus de 910 000 entreprises (contre 850 000 en 2022), fournisseurs de la sphère publique, qui ont émis une facture en 2023 via Chorus Pro, soit un peu moins des deux tiers des presque 1,5 millions d’entreprises possédant un compte sur Chorus Pro.

 

Ces factures ont été reçues par 130 000 structures publiques actives en 2023 (chiffre stable).

 

15% des factures émises l’ont été en mode API (c’est-à-dire concrètement à travers un logiciel de gestion le plus souvent), chiffre en légère augmentation, 48% en EDI (Echange de Données Informatisé) et 37% directement par envoi sur le portail Chorus Pro.

Néanmoins, cette répartition des différents modes d’envoi de factures est à rapprocher de la répartition de ces mêmes modes en fonction du nombre d’entreprises. Car l’EDI (près d’une facture sur deux) ne concerne en fait que 1% des entreprises (majoritairement les plus grandes, notamment les grands fournisseurs de fluides ou de services, comme EDF ou ORANGE par exemple) alors que 97% des entreprises (toutes les TPE et micro-entreprises notamment) ont envoyé leurs factures via le portail Chorus Pro !

 

Le support a quant à lui été fortement sollicité en 2023, avec plus de 939 200 demandes d’aides, dont la majorité, 77%, honorées par l’intelligence artificielle ClaudIA. Le livechat et l’envoi d’un ticket représentant quant à eux respectivement 15% et 8% des demandes.

 

 

« Message important à destination uniquement des fournisseurs des ministères »

Nous vous informons que dans le cadre d’une montée de version majeure, le système d’information budgétaire et comptable de l'État (Chorus Cœur) sera fermé du vendredi 26 avril au soir jusqu’au lundi 13 mai matin.

A ce titre, vous trouverez ci-dessous les impacts sur les fonctions et services de Chorus Pro entre le 26/04 et le 13/05 :

Factures, mémoires ou demandes de remboursement à destination de l’Etat

  • Les factures transmises à Chorus Pro pendant la période de fermeture seront mises à disposition des services ministériels progressivement à compter du lundi 13 mai 13h00.
  • Pendant la durée de la fermeture, les informations sur le statut des factures ministérielles ne seront pas mises à jour sur le portail (paiement, rejet, recyclage, etc.)

ChatBot ClaudIA

  • La consultation des informations relatives aux factures via ClaudIA ne sera pas opérationnelle pendant la période de fermeture.

Espace engagement

  • L’application Chorus Cœur étant fermée, aucun bon de commande ne sera mis à disposition dans l’espace engagement pendant la période de fermeture.

 

Cette communication sera ajoutée sur la page d’accueil du portail CPRO courant avril, avec l’indication des horaires précis de fermeture et d’ouverture du SI budgétaire et comptable de l’Etat.

Séparation des flux factures simples, factures de travaux

Pour anticiper l’arrivée du Portail Public de Facturation, une évolution a été mise en place pour permettre aux fournisseurs de déposer des flux dédiés aux factures de travaux en EDI, API ou portail.

3 formats de flux seront proposés :

  • FSO1130A : UBL invoice structuré
  • FSO1131A : UBL invoice minimal
  • FSO1137A : Factur-X

 

Ecran des abonnements aux codes interfaces EDI

Le cadre de facturation devra être parmi les suivants : A4, A5, A6, A7, A8, A10, A13, A14 ou A22 sinon la facture sera être rejetée.

Cette évolution a été mise en œuvre dans la version V3.7.3 de décembre 2023.

 

Vous pouvez changer l’adresse de contact mais pas l’adresse de connexion sur Chorus pro

L’un des prérequis pour utiliser le portail de services Chorus Pro est de créer son compte en tant qu’utilisateur et le rattacher à sa structure. Dès les premiers champs du processus de création de compte, vous pouvez vous interroger sur les termes « Adresse de connexion » et « Adresse de contact ».

Ces notions bien que très proches comportent les différences suivantes :

L’adresse de connexion est l'adresse électronique que vous avez renseignée lors de la création de votre compte. C'est votre identifiant, unique et personnel, qui vous identifie en tant qu'utilisateur et vous permet de vous connecter au portail de services Chorus Pro. Elle est également utilisée pour renvoyer les mails de réinitialisation du mot de passe.

A noter qu’une fois créée, l'adresse de connexion est définitive et ne peut être modifiée.

Il est donc conseillé d'utiliser votre adresse électronique professionnelle.

L’adresse de contact est l'adresse électronique par laquelle vous recevrez les notifications, vous permettant d'avoir une information régulière de l'avancement de vos factures et vos demandes d’aides. Par défaut, Chorus Pro renseigne automatiquement l’adresse de contact par l'adresse de connexion, vous pouvez la modifier à tout moment.  A titre d'exemple, vous pouvez utiliser une adresse mail commune à plusieurs utilisateurs afin de partager les informations au sein d'une même structure et/ou d'un même service.

Cette adresse peut être modifier contrairement à l’adresse de connexion.

Enfin pour en savoir plus, nous vous invitons à vous inscrire au webinaire sur la création de compte et le dépôt de facture.

 

DémaTIC – Début de la campagne de remboursement des accises sur les produits énergétiques et les gaz naturels au titre de l’année 2023

Publié le 08/02/2024

Les demandes de remboursement partiel des accises sur les produits énergétiques (ancienne TICPE) et les gaz naturels(ancienne TICGN) pour les achats effectués en 2023 peuvent être déposées sur Chorus Pro depuis le 1er février 2024. Le public éligible à ces remboursements concerne les personnes réalisant des travaux agricoles et forestiers.

Dans le cadre de la demande déposée au titre de l’année 2023, une demande d’avance est par ailleurs proposée pour les achats effectués ou à effectuer en 2024. Le montant de cette avance sera égal à la moitié du montant versé au titre du remboursement partiel relatif aux quantités acquises en 2023. L’avance sera versée à la suite du remboursement octroyé pour les quantités acquises en 2023. Le montant de l’avance sera déduit du remboursement partiel octroyé pour les quantités acquises en 2024.

La demande d’avance pour les quantités acquises en 2024 est indiquée par défaut dans le formulaire de demande de remboursement au titre de l’année 2023 via une coche « Je demande le versement de l’avance au titre des livraisons 2024. Je m’engage à demander le remboursement des livraisons 2024 au plus tard le 31 décembre 2027. ». Si vous ne souhaitez pas demander d’avance pour 2024 lors du dépôt de votre demande au titre de l’année 2023, pensez à décocher cette option sur le formulaire de demande.

Recrudescence de courriels usurpant Chorus Pro

Publié le 08/02/2024

De nombreuses entreprises nous signalent être la cible de courriels les informant que des factures qui les concernent seraient disponibles sur le portail « Chorus Pro ». Ces courriels peuvent reprendre le nom de l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et le logo de Chorus Pro.

 

Afin d'identifier un courriel frauduleux, il convient donc de vérifier soigneusement :

  • l’adresse de l'expéditeur, qui doit être une adresse en « .gouv.fr » ;
  • le lien redirigeant vers les factures. Afin d'identifier un lien frauduleux, il faut passer la souris sur le lien, sans cliquer. La véritable adresse URL apparait alors et renvoie, par exemple, vers un site en « .hubside.fr » ou « .zeendoc.com » au lieu de celle de Chorus Pro « chorus-pro.gouv.fr ».

Les évènements à venir

Les webinaires sur l’utilisation de Chorus Pro (dates et inscriptions

Retrouvez les enregistrements des webinaires au niveau des espaces d'inscription des thématiques.

 

  •  Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques

  05 septembre

  • Comment saisir  mon mémoire de frais de justice via Chorus Pro

05 septembre

  • Comment traiter les factures reçues et émettre des factures vers une autre entité publique sur Chorus Pro

12 septembre

  • Gérer les factures de travaux sur le portail de services Chorus Pro pour les MOA

15 septembre

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME

19 septembre

 

78ème congrès de l’ordre des experts-comptables, du 27 au 29 septembre 2023 à Montpellier : un évènement majeur pour la facturation électronique interentreprises, l’un des Trois thèmes du congrès étant « la facturation électronique et au-delà ».

 

La DGFiP et l’AIFE seront présentes les 3 jours de ce congrès afin de répondre à toutes les questions que se posent les experts-comptables, et à travers eux les centaines de milliers d’entreprises qui sont leurs clients.

 

Pour en savoir plus : https://congres.experts-comptables.com/

 

 

Où trouver la documentation pour les prestataires de justice?

Pour toutes les prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, les prestataires de justice disposent d’un délai d’un an à compter de l’achèvement de la mission pour adresser le mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.

Une documentation est mise à disposition pour vous faciliter ces démarches.

Retrouvez la documentation sur la communauté Chorus Pro de trois façons :

  • En indiquant directement dans votre navigateur l’adresse https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/;
  • En cliquant sur le bandeau de gauche sur la page Chorus Pro. Vous serez redirigé vers la documentation spécifique, en lien avec les fonctionnalités qui s’affichent sur le portail de services Chorus Pro ;
  • En cliquant sur le « i » en haut à droite de votre page Chorus Pro lorsque vous êtes sur le point de saisir un mémoire de frais de justice.

 

Une fois sur la communauté, cliquez sur « Factures et demandes de paiement ».

Le bloc « Mémoire de frais de justice » présente les informations utiles au dépôt d’un mémoire. Les liens les plus fréquents sont mis en avant, mais des ressources supplémentaires sont disponibles dans la partie « Voir tous les documents ».

Parmi les liens mis en avant, vous trouverez une introduction sur les prestataires de frais de justice sur Chorus Pro, le mode opératoire pour la saisie et la gestion des mémoires, mais aussi les référentiels des tarifs ainsi qu’une foire aux questions.

Sous un autre format, des webinaires sont proposés tous les mois pour vous expliquer en direct la saisie d’un mémoire de frais de justice. Cliquez sur le lien suivant pour découvrir les prochaines sessions : Comment saisir mon mémoire de frais de justice via le portail de services Chorus Pro.

La Pologne introduit la facturation électronique à partir du 1er juillet 2024

Transition vers la facturation électronique en Pologne

En Pologne, à partir du 1er juillet 2024, toutes les transactions interentreprises (B2B) dans le pays devront passer par la facturation électronique. Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées. Cette décision s'inscrit dans une tendance mondiale et un cadre réglementaire européen visant à moderniser les processus de facturation, à l’instar de pays tels que l’Italie, le Luxembourg (lien sur article précédent), le Mexique (lien sur article précédent) ou bien sûr la France.

 

Un calendrier plusieurs fois bousculé

En 2005, le ministère des Finances a émis une ordonnance établissant les règles et les procédures pour la création et la réception de documents officiels. Cette ordonnance a subi plusieurs modifications au fil du temps, notamment en 2013, afin d'introduire la notion de signature électronique qualifiée, et en 2016, pour harmoniser les réglementations polonaises avec la directive européenne.

Lors du premier projet de loi, une mise en œuvre de l’obligation de la facturation électronique B2B était envisagée et devait entrer en vigueur au mois de janvier 2023.

 

Un premier retard a été communiqué, pour indiquer une échéance finalement au mois d’avril 2023.

 

Puis, second retard annoncé en février 2022 par le ministre des finances polonais, l’échéance est passée alors à janvier 2024, puis finalement à Juillet 2024, soit 18 mois plus tard que prévu initialement.

 

Ces retards étaient dus à la fois à l’attente de l’approbation de l’Union européenne (dans le cadre de la dérogation à différents articles de la directive européenne afin de pouvoir rendre obligatoire la facturation électronique), et à des décisions strictement internes à la Pologne. Suite à diverses consultations des principaux acteurs concernés, des ajustements ont ainsi été apportés au calendrier et à la mise en œuvre du projet.

 

A noter qu’une phase de facturation électronique volontaire, avec le consentement requis du destinataire est en œuvre en Pologne depuis janvier 2022 (après 3 mois de phase de test entre octobre et décembre 2021), afin de permettre aux entreprises volontaires de se préparer à l’arrivée de l’obligation et notamment à l’abandon du format PDF.

 

La plateforme publique nationale de facturation électronique obligatoire, la KSeF (Krajowy Système Faktur)

La plateforme publique KSeF, opérationnelle depuis le 1er janvier 2022 (mais non obligatoire à ce jour) joue un rôle central dans cette transition. Elle a été lancée par le ministère des Finances en 2019 pour créer un système central national de facturation électronique. Le KSEF permet aux entreprises d'émettre, de recevoir et de gérer leurs factures de manière électronique, tout en assurant leur archivage pendant 10 ans.

Cette nouvelle réglementation nécessite l'utilisation d'un format de données structuré spécifique, basée sur le format XML, afin d’émettre et de soumettre les factures électroniques au système national KSeF (Krajowy System e-Faktur) pour approbation. Les entreprises qui ne se conformeront pas à ces exigences en matière de facturation électronique s'exposeront à des amendes.

La mise en œuvre de ce nouveau système nécessite des mises à jour des logiciels de comptabilité et de facturation et des ERPs utilisés en Pologne, ainsi qu'une transition du format PDF, voire dans bien des cas encore papier, au format électronique de données structuré retenu par le système polonais.

Le système KSeF sera par ailleurs connecté au mécanisme de contrôle fiscal CTC (Centrale Teczki Cyfrowe), qui transmettra les données des transactions en temps réel à l'administration fiscale. Toutes les transactions soumises à la TVA devront être soumises au CTC.

 

Les objectifs affichés de la réforme de la facturation électronique en Pologne

La mise en place de la facturation électronique en Pologne vise à atteindre plusieurs objectifs importants :

  • Outre les avantages liés à la conformité aux réglementations, cette transition devrait contribuer à renforcer le contrôle fiscal en réduisant le niveau de fraudes à la TVA ;
  • Elle devrait également améliorer l'efficacité globale du processus de facturation en permettant un accès plus rapide aux documents ;
  • L’objectif est aussi de permettre de renforcer la sécurité des transactions commerciales grâce à la standardisation des factures ;
  • Enfin, elle devrait aider à augmenter les revenus de l'État en améliorant la collecte de la TVA.

 

En conclusion, la mise en place de la facturation électronique en Pologne témoigne de l'engagement du pays à suivre les évolutions technologiques et juridiques dans le domaine financier et fiscal. Ce processus s'inscrit pleinement dans une tendance globale observée à l'échelle européenne et mondiale.

Les entreprises polonaises ont été encouragées à se préparer depuis plusieurs mois en se familiarisant avec les exigences techniques de la facturation électronique et en mettant à jour leurs systèmes informatiques de gestion.

 

Quelques sources d’information sur la facturation électronique en Pologne pour en savoir plus (sources d’éditeurs) :

https://marketing.edicomgroup.com/INT/whitepaper-1705en_einvoicing-Poland.pdf?utm_campaign=post-pl-en&utm_medium=email&utm_source=NewsEDICOM&utm_content=webinar_facturaB2B_materiales_EN

https://www.tecalliance.net/fr/poland-introduces-electronic-invoicing-mandate-as-of-1st-july-2024-choosing-a-compliant-provider/

https://blog.symtrax.com/fr/lavenir-prometteur-de-la-facture-electronique-en-europe/

https://www.pagero.com/fr/service-conformite/facturation-electronique-ksef-en-pologne

 

Bonnes vacances à toutes et à tous !

En ce début de période estivale, c’est l’occasion idéale pour effectuer un petit voyage dans le temps, plus de 10 ans en arrière, avec le portail Chorus Factures, l’ancêtre de Chorus Pro, qui a véritablement marqué le début du développement de l’obligation de facturation électronique en France. Beaucoup l’ont oublié ou ne le connaissent pas. (Chorus factures, l'ancêtre de Chorus Pro)

Retour dans le présent avec toujours de nombreux conseils pratiques, marque de fabrique de cette lettre d’information. Dans ce numéro, vous trouverez ainsi la bonne manière de changer votre adresse postale dans le portail de services Chorus Pro (changement d'adresse postale), un rappel, toujours très utile, de la façon de trouver la documentation pour les prestataires de Justice (documentation pour les prestataires) , ou bien les chaînes vidéo qui permettent de revoir les enregistrements des webinaires dispensés par l’AIFE depuis 2017 pour faciliter la prise en main de Chorus Pro. (changement de format  des webinaires).

Dans le présent toujours, notre témoignage du mois avec Marc Damane de Symtrax  qui nous partage son regard d’expert sur le développement de la facturation électronique en France, à replacer dans le contexte de la maturité numérique des entreprises. (Interview Marc Damane)

Dans le futur enfin, petite projection habituelle sur les évènements à venir, et notamment les prochains webinaires Chorus Pro mais aussi sur le e-DUME  (évènements à venir) ainsi que notre désormais traditionnelle rubrique internationale qui nous fait ce mois-ci voyager jusqu’en Pologne. (La facturation électronique en Pologne).

Au nom de toute l'équipe éditoriale, nous vous souhaitons un bel été rempli de moments de joie et de découvertes. Que cette période vous permette de vous recharger en énergie positive pour les défis à venir.

 

L’équipe éditoriale

 

 

 

 

 

 

 

 

Vous êtes un particulier. Comment changer votre adresse postale sur le portail Chorus Pro ?

Le portail Chorus Pro permet de s’identifier en tant que particulier à défaut de posséder un numéro SIRET. Cette possibilité concerne notamment les déposants de mémoires de frais de justice.

Si vous êtes identifié en tant que particulier dans Chorus Pro et que vous changez d’adresse postale, vous devrez la mettre à jour sur le portail. Comment faire ?

Pour modifier les informations de votre structure, accédez au domaine « Organisation » puis à l’application « Structures ». Dans l’application « Gérer une structure », sélectionnez le type de demande « Modifier une structure » puis la structure pour laquelle vous souhaitez mettre à jour l’adresse. Vous aurez alors accès au bloc « Adresse postale » où vous pourrez modifier vos informations.

Une fois vos informations à jour rentrées, pensez à confirmer vos modifications depuis le bouton « Soumettre » en bas de page pour qu’elles soient enregistrées sur votre structure. »

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