Le dépôt de facture au format PDF pour le mode "Portail" est sans doute le moyen le plus simple pour transmettre vos factures aux entités publiques destinataires. En effet, Chorus Pro utilise un outil de reconnaissance de caractères qui lit les informations portées sur la facture PDF afin de pré-remplir le formulaire de dépôt.
Afin de tirer le meilleur parti de la reconnaissance de caractères, il convient de suivre certaines règles et bonnes pratiques en amont comme en aval du dépôt de la facture.
Phase n°1 : La préparation de la facture
Rédigez votre facture de manière claire et lisible avec votre éditeur de texte :
- Enregistrez votre facture au format PDF texte (pas de scan, ni d’image) ;
- Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître. Par exemple :
- Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
- Pour le numéro d'engagement : « Engagement », « EJ », « commande »
- Laissez un espace entre chaque champ de la facture ;
- Évitez les couleurs et les effets, et privilégiez un texte de couleur noire sur fond blanc.
Phase n°2 : Le dépôt de la facture
Enregistrez votre facture au format PDF dans un dossier correctement identifié sur votre ordinateur afin de gagner du temps lorsque vous chercherez le fichier à importer.
Il est fondamental que votre facture soit un PDF natif. En effet la reconnaissance de caractères ne fonctionne pas sur un PDF constitué à partir d’un scan ou d’une image.
Vous pouvez déposer votre facture au format PDF signé ou non signé.
Phase n°3 : Complétion et vérification des champs du formulaire de dépôt après enregistrement de la facture PDF
Une fois le traitement terminé, les champs du formulaire reconnus automatiquement sont affichés en surbrillance bleue.
La vérification des informations portées par le formulaire est une étape essentielle pour sécuriser les données de votre facture.
Cette étape requiert une attention particulière de votre part car il s’agira de vous assurer que l'ensemble des champs du formulaire de dépôt, y compris ceux pré-remplis par Chorus Pro, correspondent bien aux informations présentes sur votre facture PDF.
Pensez donc à :
- Vérifier les informations reconnues par Chorus Pro à partir de votre facture PDF et particulièrement le numéro de la facture ainsi que son montant ;
- Corriger et mettre en conformité avec la facture PDF les informations qui ne sont pas correctement reprises dans le formulaire de dépôt ;
- Compléter la facture en renseignant les informations qui n’ont pas été pré-remplies.
Point d’attention relatif au champ « N° d’engagement »
Dans certains cas ce champ comporte, outre le n° d’engagement, des caractères additionnels tels que des espaces avant ou après le numéro, la mention « EJ », etc. Ces caractères ont été reconnus à tort comme faisant partie du numéro d’engagement.
Le message « L’engagement XXXXXX n’existe pas » empêche alors de soumettre la facture.
Il est donc recommandé de vider le contenu du champ (par exemple en utilisant les combinaisons de touches « CTRL » + « A » et « Suppr »), puis de saisir directement le numéro d’engagement.
N’hésitez pas à vérifier les champs de votre facture, ces contrôles vous permettront de gagner du temps et d’éviter des messages d’erreur au moment de l’envoi !
Pour connaître le détail des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot, et en particulier le volet "Règles de reconnaissance des caractères" en annexe de cette page.
Pour obtenir la liste des données obligatoires d’une facture sur le site suivant, rendez-vous sur la page https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808
