Dans le cadre de l’accélération des échanges numériques entre les entreprises et les administrations, les factures émanant des fournisseurs vers les structures du secteur public doivent progressivement être dématérialisées.

Le programme de dématérialisation s’inscrit dans le contexte de la loi de modernisation de l’économie (LME) du 4 août 2008 et constitue une avancée supplémentaire vers la suppression du support papier.

Depuis le 1er janvier 2012, l'Etat est dans l’obligation d'accepter les factures électroniques de ses fournisseurs.

L'obligation a été élargie aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics à partir du 1^er janvier 2017.  Les émetteurs de factures à destination de la sphère publique sont également concernés par cette obligation dans un calendrier progressif de passage à la dématérialisation de leurs factures.

La dématérialisation permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations :

À ces bénéfices s’ajoutent la réduction des coûts d’envoi par courrier (impression et affranchissement) ainsi que la suppression de manipulations de documents « papier » et par conséquent la garantie de la remise des documents.

La démarche de dématérialisation des factures peut également constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics) et un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété).

L'ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique prévoit une dématérialisation progressive des demandes de paiement pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics  respectifs.

Toutes les factures émises par les fournisseurs de la sphère publique devront être ainsi dématérialisées d’ici 2020.

L’obligation de dématérialisation tient compte de la taille des entreprises et suit le calendrier suivant :

• Depuis le 1^erjanvier 2017 : pour les grandes entreprises (+de 5000 salariés et CA > 1,5 milliards €) et les personnes publiques
• Au 1^erjanvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés et CA > 1,5 milliards €)
• Au 1^erjanvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et CA < 50 millions €)
• Au 1^erjanvier 2020 : pour les micros entreprises (-10 salariés et CA < 2 millions €)

Ces catégories d’entreprises sont celles prévues par l’article 51 de la loi du 4 août 2008 susvisée.

Point d’attention : Les fournisseurs qui ne sont pas encore soumis à l’obligation ont tout de même la possibilité, s’ils le souhaitent, de déposer leurs demandes de paiement via  le Portail de services Chorus Pro.

Le recours à la facturation électronique implique d’utiliser un système permettant de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) a développé une solution technique mutualisée, mise à disposition gratuitement : Chorus Pro.

Ce portail permet d’assurer le dépôt et le suivi de l’ensemble des factures annuelles sur le périmètre de l’État, du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des établissements publics.

La solution prend en compte la diversité des entités publiques et privées et offre le choix des modalités d’émission et de réception.

Le Portail de services Chorus Pro a vocation à :

• Mettre en place un processus simplifié de dépôt et de réception des factures via une solution unique
• Contribuer à la diminution du délai de traitement des factures entre les différents services compétents
• Contribuer à la diminution du délai de traitement des factures à chacune des étapes du circuit
• Optimiser le suivi de la facture depuis son émission jusqu’à sa mise en paiement
• Archiver les factures déposées par les fournisseurs et validées par les systèmes d’information
• Mettre à disposition des fournisseurs l’historique des factures qu’ils ont déposées via la solution

Le portail gère les demandes de paiement, celles des sous-traitants et cotraitants ainsi que l’échange des documents en matière d’exécution de marché de travaux.