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Les étapes de gestion d'une fiche structure

Dans le bandeau, cliquer sur son Prénom NOM ou l’onglet Mon compte pour accéder à son compte utilisateur :

 

L’écran de consultation de son compte utilisateur s'affiche :

- Les informations personnelles :

  • Les informations générales et adresse postale ;
  • Les paramètres.

- Les rattachements aux structures ;
- Les abonnements aux espaces ;
- Les pièces jointes.

 

Pour mettre à jour vos informations personnelles dans le bloc « Mes informations personnelles », modifier les champs suivants :

1. Informations générales

- Adresse électronique de contact : cette adresse sera utilisée pour recevoir des notifications ( voir point suivant) ;

- Nom, Prénom.

2. Adresse postale

Point d’attention : les informations renseignées demeurent modifiables.

3. Le mot de passe (pour cela, il faut saisir le mot de passe actuel et l’ancien mot de passe).
4. La question secrète et réponse à la question secrète.

 

Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les modifications sur l’ensemble des informations personnelles.

  Cliquer sur le bouton Annuler pour ne pas prendre en compte les modifications effectuées.

Si l’un des champs obligatoires n’est pas renseigné, un message d’erreur s’affichera en rouge afin de préciser les champs à compléter pour valider la modification.

Recevoir des notifications :

En cochant la case Recevoir des notifications périodiques d'activité, l’utilisateur recevra quotidiennement, sur son adresse électronique de contact - renseignée dans le bloc Mes informations personnelles - des messages concernant :

- les nouveaux événements
- l'avancement du traitement de ses factures (ex : lorsqu’une facture est rejetée, l’utilisateur reçoit une notification l’invitant à se rendre sur son espace Chorus Pro afin d’attester en avoir pris connaissance)
- le récapitulatif hebdomadaire des mouvements effectués sur la structure

Vous pouvez à tout moment décocher la case « Recevoir les notifications périodiques d’activité » pour ne plus recevoir ces messages.

Les courriels sont transmis aux adresses de contact des utilisateurs actifs selon :
- Leur rôle sur la structure
- Leurs rattachements valides aux structures et/ou aux services
- Leurs abonnements valides aux espaces pour les utilisateurs simples

Afin de pouvoir accéder aux différentes fonctionnalités de Chorus Pro, l’utilisateur doit être rattaché à la structure sur laquelle il doit intervenir.

Le bloc « Mes rattachements aux structures » liste l’ensemble des structures auxquelles l’utilisateur est rattaché ou en cours de rattachement.

Dans le bloc ci-dessus, on trouve les boutons :

Consulter / modifier la structure ;

Accéder à la demande de rattachement ;

ou  Supprimer le rattachement à la structure ;

Demander un rattachement à une autre structure ;

Supprimer les rattachements des structures dont la case à cocher est activée.

Une fois le bouton Demander un rattachement  sélectionné, l’écran ci-dessous s'affiche. Il permet de rechercher la structure à laquelle se rattacher.

 

1. Saisir des critères de recherche (Privilégiez la recherche par identifiant et raison sociale pour éviter les erreurs de rattachement)

2. Cliquer sur le bouton Rechercher. Le tableau Résultat e la recherche s’affiche alors avec les résultats :

3. Dans la colonne Sélection, cochez la case des structures pour lesquelles vous souhaitez demander un rattachement

4. Cliquer sur le bouton Sélectionner.

Il est possible d’exporter les résultats de la recherche au format CSV en cliquant sur le bouton :

 

Point d’attention : Le fournisseur ne doit pas se rattacher à la structure publique destinataire pour l’envoi d’une facture.

L’écran ci-dessous s’affiche. Il permet de préciser la nature du rattachement entre l’utilisateur et la structure.

1. Saisir la date de début de validité (et éventuellement la date de fin de validité du rattachement).

Attention, entrer les dates exactes afin de pouvoir gérer les accès aux structures correctement.

2. Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer et adresser la demande au gestionnaire principal.

La colonne Statut des rattachements permet de visualiser l'état de la demande de rattachement de l'utilisateur à la structure avec les statuts : validée, en cours de validation, désactivée ou refusée.

Après la validation du rattachement à une structure, les espaces suivants apparaissent par défaut :

Espace Gestionnaire principal Gestionnaire secondaire Utilisateur
Accueil connecté X X X
Activité du gestionnaire X X
Factures émises X X X
Sollicitations émises X X X
Mon compte X X X

Après avoir cliqué sur le bouton Supprimer rattachements  la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Cocher la case  Coche sélection  puis

- Pour les utilisateurs (simple et secondaire), cette fonctionnalité permet de supprimer totalement le rattachement à une structure.

- Pour les gestionnaires principaux, elle permet de transférer la qualité de gestionnaire principal à un autre utilisateur. En effet, après confirmation de la suppression du rattachement.

Après confirmation de la suppression du rattachement, il faut désigner un nouveau gestionnaire principal. L’ancien gestionnaire reste rattaché à la structure, mais en tant qu’utilisateur simple.

 

Point d’attention : Pour plus de détails sur le paramétrage des espaces par un gestionnaire, se référer au guide « Activités du gestionnaire » et « Créer une fiche structure » .

Le principe de la délégation sur Chorus Pro

Les étapes d’établissement de la délégation :

L’utilisateur d’un tiers doit en premier lieu demander le rattachement à la structure de son centre de gestion. Un gestionnaire de cette structure doit valider le rattachement.

Le bloc Mes abonnements aux espaces liste l’ensemble des espaces auxquels l’utilisateur est habilité ou en attente d’habilitation.

Pour chaque ligne de ce tableau, il est possible de :

 Supprimer un abonnement à un espace

Supprimer les abonnements aux espaces pour lesquelles les cases à cocher sont sélectionnées

Réaliser une demande d’abonnement à un espace

Après avoir cliqué sur le bouton Ajouter un abonnement, l’écran ci-dessous s’affiche.

Il permet de rechercher la structure et l'espace auxquels un utilisateur simple demande à être rattaché. Cette demande devra être validée par le gestionnaire principal de la structure pour être effective.

1. Indiquer obligatoirement les champs (Les résultats de la recherche apparaissent automatiquement)

2. Dans le bloc Détails, indiquez la date à laquelle l’abonnement à l’espace sera effectif et un commentaire si besoin.

 

Cliquer sur Valider pour finaliser la demande d’abonnement.

Si le statut indique :
Validé : la demande d’abonnement est confirmée.
En cours de validation : demander au gestionnaire principal de la structure de valider votre demande d’abonnement.

Point d’attention : Lorsqu’on réalise une demande d’abonnement, la liste des services qui apparaît est celle des services auxquels l’utilisateur est habilité.

L’ajout de pièces jointes dans le compte utilisateur permet d’en disposer et de les joindre rapidement lors de la saisie ou du dépôt d’une facture sur le portail (taille max : 4 Mo), d'un mémoire de frais de justice ou de la saisie d'une demande de remboursement TIC sur le portail.

Les pièces jointes sont en général des pièces justificatives qui sont demandées en complément de la facture (exemple : une carte grise en cas de frais de déplacement, brochures,…).

A partir de ce tableau il est possible de :

Éditer une pièce jointe ;

Télécharger une pièce jointe ;

Supprimer une pièce jointe ;

Télécharger les pièces jointes pour lesquelles les cases à cocher Coche sélectionsont sélectionnées ;

Supprimer les pièces jointes pour lesquelles les cases à cocher Coche sélection sont sélectionnées.

Après avoir cliqué sur le bouton Gestion des pièces jointes, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Cliquer sur le bouton Parcourir et sélectionner la pièce jointe à télécharger sur l’ordinateur.

Renseigner le champ Désignation avec le nom de la pièce jointe.

Sélectionner le type de pièce jointe parmi la liste déroulante proposée.

Cliquer sur le bouton Ajouter.

A/Désactiver son compte en tant que simple utilisateur

Lorsqu’un utilisateur ne souhaite plus utiliser son compte, pour un changement d’affectation ou une démission par exemple, ce dernier doit désactiver son compte :

Cliquer sur le bouton Désactiver mon compte, un message de confirmation s’affiche alors pour informer l’utilisateur :

- qu’il pourra réactiver son compte dans un délai de 60 jours ;

- que toute modification en cours sur le compte sera perdue.

Cliquer sur le bouton OK pour confirmer la désactivation du compte.

L’utilisateur n’aura alors plus accès aux fonctionnalités de Chorus Pro et ne recevra plus de mails de notification. L’unique action possible est de se réactiver dans un délai de 60 jours.

Attention ne pas confondre :
- Désactivation d’un compte utilisateur par l’utilisateur lui-même (présenté ci-dessus) ;
- Désactivation ou suppression d’un rattachement utilisateur à une structure par un gestionnaire (ref : guide Activités du gestionnaire).

 

B/Désactiver son compte en tant que gestionnaire principal 

Cliquer sur le bouton Désactiver mon compte, un message de confirmation s’affiche alors pour informer l’utilisateur :

- Qu’il pourra réactiver son compte dans un délai de 60 jours ;

- Qu’il doit désigner un nouveau gestionnaire principal pour toutes les structures dont il est gestionnaire principal.

Cliquer sur le bouton Désigner un nouveau gestionnaire principal.

Chorus Pro liste alors les structures pour lesquelles l’utilisateur est gestionnaire principal et l’utilisateur peut choisir entre  :

- Désigner un même gestionnaire principal pour toutes ses structures.

- Désigner un gestionnaire principal différent pour chaque structure.

Dans ces 2 cas, cliquer sur le bouton Loupe pour trouver l’utilisateur à partir de son Nom/Prénom, son adresse postale ou son adresse électronique.

Cliquer sur le bouton Valider pour valider le nouveau gestionnaire principal sélectionné.

La réactivation de son compte utilisateur peut se faire dans un délai de 60 jours après la désactivation.
L’utilisateur ne pourra réaliser aucune action sur Chorus Pro si son compte n’est pas réactivé.

Cliquer sur le bouton Réactiver mon compte puis sur Valider.

Un mail est alors envoyé automatiquement à l’utilisateur. Cliquer sur le lien qui s’affiche dans le mail (le courriel d’activation a cependant une durée limitée : passé un certain délai, le lien du mail n’est plus effectif et l’utilisateur doit redemander un mail d’activation en cliquant sur Réactiver mon compte).

La page ci-contre s’ouvre. L’utilisateur doit alors renseigner :
- Un nouveau mot de passe ;
- Une nouvelle question secrète ;
- Une réponse à cette question.

Pour finaliser la réactivation du compte, cliquer sur le bouton Valider.

Point d'attention: Si le délai de réactivation est dépassé, l’utilisateur devra contacter le support depuis l’espace de sollicitation pour réactiver son compte (se référer au guide Saisir une sollicitation et suivre son traitement).

Dernière mise à jour : février 21, 2019  

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