Comment réagir à une réponse à votre "Sollicitations émises"?

Lorsque vous déposez une sollicitation via l’espace « Sollicitations émises », le destinataire de cette sollicitation peut au choix :

apporter directement une réponse et la sollicitation passe au statut "Répondue";
solliciter un complément d’information, la sollicitation passe alors au statut « Informations complémentaires requises »;

Dans les deux cas, la réponse apparait dans le tableau des sollicitations à traiter (onglet « Synthèse » l’espace Sollicitations émises).

Une action est alors attendue de votre part.

Lorsque la sollicitation est au statut « Répondue », vous avez deux possibilités :
La clôturer si la réponse apportée vous parait satisfaisante ;
La renvoyer lorsque vous avez besoin de précisions ou que la réponse ne vous convient pas.

Dans les 2 cas, il convient d’utiliser le bouton « Clôturer » situé en bas de la page de consultation de la sollicitation

Illustration pour clôturer une sollicitation lorsque la réponse est satisfaisante

Il suffit de « Valider » après avoir cliqué sur le bouton « Clôturer » :

Illustration pour renvoyer une sollicitation

Après avoir cliqué sur le bouton « Clôturer », il convient d’effectuer les choix présentés ci-dessous et de motiver la raison du renvoi dans le champ « Commentaire » avant de valider.

Lorsque la sollicitation est au statut « Informations complémentaires requises », vous devez apporter les informations demandées en utilisant le bouton « Ajouter le complément d’information » (en bas de la page de consultation de la sollicitation).

Dans le champ « Mise à jour de la sollicitation », il convient de supprimer la question posée par le destinataire pour la remplacer par les informations demandées.

Si besoin, il est également possible d’ajouter des pièces justificatives.

Enfin, pour renvoyer la sollicitation au destinataire, il faut cliquer sur le bouton « Valider et envoyer »

Point d’attention relatif aux notifications

Tant que les actions de clôture (pour une sollicitation au statut « Répondue ») ou de transmission des informations demandées (pour une sollicitation au statut « Informations complémentaires requises ») ne sont pas effectuées, ces dernières restent affichées dans le tableau des sollicitations à traiter.

En conséquence de quoi, vous recevrez quotidiennement un mail de notification faisant état des sollicitations à traiter.

Prestataire de frais de justice, Comment traiter vos mémoires de frais de justice ?

Votre mémoire a été refusé par le service centralisateur ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi un mémoire est-il refusé ?

Le service centralisateur peut rejeter un mémoire lorsqu’il constate une erreur sur les données du mémoire ou si une pièce jointe y est manquante. Un mémoire à l’état “refusé” ne sera donc pas mis en paiement.

Que faire ?

Il faut consulter le motif de rejet précisé sur le mémoire.

Vous pouvez accéder au mémoire en cliquant sur l’espace Mémoire de frais de Justice, ensuite sur l’onglet « Synthèse », puis sur le numéro du mémoire refusé :

Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire - dupliquer - abandonner

Deux actions vous sont alors proposées : soit vous choisissez d'abandonner ce mémoire, soit vous choisissez de dupliquer ce mémoire.

Vous choisissez d'abandonner ce mémoire si vous ne souhaitez pas y donner suite. Exemples : il s’agit d’un doublon créé par erreur, la prestation ne relève pas des frais de justice,...
Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur la croix présente dans la colonne "Actions"

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “abandonné”.

Vous choisissez de dupliquer pour créer un nouveau mémoire identique en tous points à celui qui a été refusé (champs et pièces jointes). Vous modifiez tout ce qui doit l’être, ajoutez les pièces jointes manquantes, etc (en fonction du motif du refus) et envoyez ce nouveau mémoire, qui portera un n° propre. Le statut du mémoire qui avait été rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.
Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur le logo dupliquer présent dans la colonne "Actions".

Vous pourrez ensuite modifier tout ce qui doit l’être en fonction du motif du refus et y ajouter les pièces jointes manquantes, et renvoyer ce nouveau mémoire, qui portera un nouveau numéro (différent du refusé).

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.

Ci-dessous un schéma présentant ce processus :

Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire

le nouveau mémoire ne doit pas être identique en tous points au précédent, il doit tenir compte des demandes faites lors du rejet.

Mémoires de frais de justice : Vous disposez d’un délai d’un an pour déposer vos mémoires de frais de justice

Les services du Ministère de la Justice nous informent de nouvelles modalités pour le dépôt des mémoires.

Pour toutes vos prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, vous disposez d'un délai d’an à compter de l'achèvement de la mission pour adresser votre mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.

Vous pourrez obtenir plus de détails sur le site du Ministère de la Justice à partir du lien suivant : http://www.justice.gouv.fr/organisation-de-la-justice-10031/frais-de-justice-12698/frais-de-justice-retablissement-dun-delai-de-forclusion-34052.html

N.B. : Pour les prestations achevées avant le 31 décembre 2020, vous n'êtes pas soumis au nouveau délai d'un an pour déposer vos mémoires de frais.

Rappel sur l’annuaire des services publics

L’AIFE met à votre disposition un annuaire des services publics mis à jour chaque semaine et qui vous permet de retrouver des informations précises sur vos clients publics.

L’annuaire est disponible sur le site de la communauté chorus pro, sous l’onglet « Factures et demandes de paiement », dans le bloc « Facturation électronique », le sous-bloc « Emetteur ».

Avec l’annuaire vous pouvez récupérer un certain nombre d’informations sur votre client, notamment le SIRET, l’adresse postale, le courriel du service.

En cliquant sur le petit bouton « + » dans la colonne « Statut », vous pourrez obtenir des informations supplémentaires vous permettant de faciliter votre demande de paiement.

Vous saurez si le Siret est actif ou non pour le dépôt
Vous verrez si le numéro d’engagement et/ou le code service doivent être obligatoirement renseignés lors du dépôt des factures.
Vous saurez si la structure publique est une MOA ou non.
Vous pourrez savoir si l’entité publique renvoie ou non le statut « mise en paiement » au moment de la mise en paiement par le comptable.

Autant d’informations qui peuvent vous permettre de gagner du temps lors du dépôt de votre facture.

En cliquant sur « + Service », vous pourrez obtenir la liste de l’ensemble des services de la structures publiques avec les codes services et différents éléments d’adresse.

Comment réagir en cas de non-transfert des droits de gestionnaire principal ?

Vous venez de prendre un nouveau poste dans lequel vous devez utiliser Chorus Pro, et vous vous rendez compte que votre prédécesseur ne vous a pas transféré les droits de gestionnaire principal ?

Voici la démarche à suivre dans une telle situation.

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Chorus Pro.

Si vous ne disposez pas de l’espace « Sollicitations émises »

Déconnectez-vous de votre compte Chorus Pro
A partir de la page d’accueil, descendez en bas de l’écran et cliquez sur « Nous contacter » dans le bloc « Nous connaître »
Cliquez sur « Saisir sollicitation »
Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »

Une fois la sollicitation reçue, le support vous demandera de remplir ce certificat administratif (la version anglaise du présent document est disponible en bas de page) l’autorisant à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci devra être signé par le responsable de votre entreprise. Lorsque le certificat dûment complété aura été transmis au support, les droits de gestionnaire principal pourront vous être transférés.

Si vous disposez de l’espace « Sollicitations émises »

Cliquez sur l’espace « Sollicitations émises »
Cliquez sur « Saisir sollicitation »
Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »
Cliquez sur « Enregistrer »
Remplissez un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci doit être signé par le responsable de votre entreprise. Le modèle du certificat est disponible ici.
Cliquez sur « + Gestion des pièces-jointes »
Cliquez sur l’icône de téléchargement dans le champ « Sélection de la pièce-jointe » et sélectionnez le certificat administratif préalablement rempli
Sélectionnez le type de pièce-jointe
Cliquez sur « Ajouter » puis sur « Retour »
Cliquez sur « Valider et envoyer »

Une fois la sollicitation reçue, le support pourra traiter votre demande et vous transférer les droits de gestionnaire principal.

La version anglaise du certificat administratif de transfert de droit est accessible ici.

La parole aux utilisateurs

Ce mois-ci, Anne E., assistante gestion comptable dans la fonction publique territoriale, nous partage son ressenti sur l’utilisation de Chorus Pro.

- Bonjour Anne, vous utilisez Chorus pro depuis un moment, qui sont vos clients publics ?

Nous travaillons essentiellement avec des mairies et des sociétés d’économie mixte.

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro à l’occasion de ma première prise de poste en tant que compte, en 2016.

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai pu m’appuyer sur mes collègues qui m’ont partagé leurs connaissances de l’outil ainsi que leurs bonnes pratiques. J’ai également utilisé la documentation présente sur le site de la Communauté Chorus Pro.

- Avez-vous eu l’occasion de participer à des classes virtuelles ? Que vous ont – elle apportées ?

Les classes virtuelles m’ont permis de bien comprendre le processus global et d’apprendre des astuces pour optimiser l’utilisation de Chorus Pro.

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Chorus Pro permet d’avoir un suivi de l'avancement des factures du marché, d’assurer la rapidité de la réception des factures. Enfin, Chorus Pro offre la possibilité de correspondre avec les différents acteurs lors du traitement des factures.

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutant sur Chorus Pro ?

Je leur conseillerais de profiter du dispositif d’accompagnement mis en place par l’AIFE : participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et consulter la documentation sur la Communauté Chorus Pro.

DémaTIC : Début de la campagne de remboursement 2021 au titre des achats 2020 éligibles

Depuis juillet 2021, vous pouvez demander le remboursement partiel de la taxe intérieure de consommation sur les produits énergétiques (TICPE) et de la taxe intérieure de consommation du gaz naturel (TICGN) sur vos dépenses de carburant et de gaz naturel de 2020 via Chorus Pro.

Les produits éligibles au remboursement partiel de ces taxes sont les suivants : gazole non routier (GNR), fioul lourd, gaz de pétrole liquéfié (GPL) et gaz naturel.

Le gaz naturel à usage carburant (également appelé « gaz naturel véhicule » ou GNV) s’ajoute à la liste des produits ouverts au remboursement partiel de la TICGN pour les achats effectués à partir du 1^er janvier 2020. Son remboursement est fixé à 4,69 euros/MWh.

Faites votre demande via le portail Chorus Pro en remplissant le formulaire dédié depuis l'espace "Demande de remboursement TIC".

Vous devrez, à l'appui de votre demande :

Enregistrer sur votre compte, le RIB sur lequel vous souhaitez être payé ;
Joindre les factures indiquant vos dépenses de carburant de l'année ;
Joindre, le cas échéant, les pièces justificatives nécessaires en fonction de la situation de votre entreprise (liste ici)

Si vous avez besoin de plus de renseignements pour compléter votre demande sur Chorus Pro, consultez les guides utilisateurs dédiés ici.

MOE – Comment prendre en compte les factures des sous-traitants de vos fournisseurs

Dans les marchés de travaux, les sous-traitants de 1^er rang (admis au paiement direct) déposent leurs factures sur Chorus Pro en vue de leur paiement. Ces demandes de paiement des sous-traitants sont adressées au titulaire du marché pour qu’il les incorpore dans son projet de décompte mensuel ou final.

Une fois les demandes de paiement validées par le fournisseur, Chorus Pro les achemine vers la MOE pour une « prise en compte ».

La MOE reçoit donc les factures des sous-traitants des titulaires du marché dans l’onglet synthèse de l’espace « Factures de travaux ».

Il devra alors cliquer sur le numéro de facture dans la synthèse. Il sera redirigé vers l’écran de consultation avec toutes les informations de la demande de paiement.

Tout en bas de cet écran, la MOE trouvera des possibilités d’actions. Si la demande de paiement est conforme à la prestation du sous-traitant, la MOE n’aura qu’à cliquer sur le bouton « Prendre en compte ».

Pour rappel, c’est bien le titulaire de marché lors de son dépôt de projet de décompte mensuel qui initie le dossier de facturation qui aboutira au paiement des acteurs du marché de travaux. La transmission de la demande de paiement du sous-traitant est un préalable dans les marchés où il y a des sous-traitants, mais celle-ci n’entraîne pas automatiquement le paiement du sous-traitant.

Quel cycle de vie pour les factures dans Chorus Pro?

Dans Chorus Pro, une fois le processus de facturation initié par le fournisseur, la facture ou les pièces de facturation suivent un cycle de vie bien défini. Il est important pour tous les acteurs de bien le connaitre afin de savoir où en est le processus de facturation et lever les incertitudes qui peuvent survenir.

La première étape du cycle de vie de la facture est l’état « Déposée ». Une fois que le fournisseur dépose sa facture via Chorus Pro, la facture passe à l’état « Déposé », par lequel Chorus Pro certifie que la facture est bien intégrée dans ses bases de données. Le fournisseur déposant peut exporter le certificat de dépôt sur l’écran récapitulatif de dépôt.

L’état « Déposé » est un état transitoire qui ne dure que très peu de temps en règle générale.

La facture passe ensuite à l’état « Mise à disposition du destinataire». L’état mise à disposition du destinataire certifie que le destinataire à bien reçu votre pièce de facturation dans son espace dédié. Il peut à présent la traiter.

1 - Les factures ne nécessitant aucune révision

Dans le cadre de facture de fournitures et de services, si la facture ne nécessite aucune révision, le destinataire peut la mettre à l’état « Service fait » pour signifier qu’il a bien constaté la réalisation du service, et « Mandatée » pour signifier qu’il a traité la facture sous la forme d’un mandat et que la facture peut désormais être remise au comptable.

Le destinataire va ensuite transmettre la facture au comptable. La facture passera à l’état « Mise à disposition du comptable ». Le comptable pourra alors la prendre en compte. Une fois la facture prise en compte par le comptable, elle passe à l’état « Comptabilisée ».

Ces quatre derniers statuts de factures sont facultatifs. Le destinataire peut donc les renseigner ou non.

Enfin, le comptable effectue la mise en paiement. La facture passe alors à l’état « Mise en paiement ». Une fois le statut au statut « Mise en paiement », il faudra encore compter quelques jours, le temps du traitement bancaire, avant de constater le paiement effectif sur les comptes du ou des fournisseurs.

Le statut « Mise en paiement » est lui aussi facultatif. Néanmoins, Certains clients publics renvoient automatiquement ce statut dans le suivi des traitements et d’autres non. Pour savoir quelle structure renvoie ce statut ou non, rendez-vous sur l’annuaire des structures publiques et recherchez votre structure cliente. Une fois que vous avez retrouvé sa ligne vous verrez si elle renvoie le statut mise en paiement ou non.

2 - Les facture rejetées ou nécessitant une révision

Si le destinataire de la facture identifie des éléments à réviser ou des inexactitudes dans la facture qu’il reçoit, le processus normal de facturation est interrompu et la facture sera soit retournée à l’envoyeur pour modification, soit rejetée.

Trois états courants de factures existent dans ce cas :

Le premier, l’état « à Recycler ». Le destinataire met la facture à l’état « à recycler » si le fournisseur s’est trompé dans les données de facturation : SIRET, Code service, Numéro d’engagement. Le fournisseur envoyeur de la facture peut alors rectifier uniquement l’un ou plusieurs de ces 3 éléments et renvoyer la facture. Elle sera remise à disposition du destinataire à l’état « Complétée ».

Le second état est l’état « Suspendue ». Le destinataire met la facture à l’état « Suspendue » et la renvoie à l’envoyeur s’il manque des pièces jointes à la facture. Ça sera le cas par exemple si un titulaire omet de rajouter la demande de paiement d’un sous-traitant lors de l’envoi de son projet de décompte mensuel. Le fournisseur rajoute donc la pièce jointe manquante et renvoie la facture au destinataire qui la recevra à l’état complété.

Enfin, la facture peut être totalement « Rejetée » par le destinataire. C’est le cas si celle-ci comporte une erreur manifeste sur la prestation, le montant ou autre motif. Dans ce cas, l’envoyeur doit juste s’acquitter du rejet et renvoyer une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.

Comment accéder au dossier de facturation et avoir l’historique des pièces de facturation du marché

Vous souhaitez consulter les pièces de facturation associées à un marché de travaux dans lequel vous intervenez en tant que fournisseur, maîtrise d’œuvre ou maîtrise d’ouvrage ? Chorus Pro vous permet d’accéder au dossier de facturation, qui regroupe toutes les pièces déposées dans le cadre d’un marché spécifique.1 – Consulter le dossier de facturation d’une pièce de facturation à traiter

Pour consulter un dossier de facturation associé à une pièce de facturation que vous devez traiter, accédez à l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures de travaux ». Dans la colonne « Action possible », cliquez sur l’icône « Dossier » sur la ligne correspondant à la pièce dont vous souhaitez consulter le dossier de facturation.

Vous avez alors accès à l’ensemble des pièces associées au dossier, avec pour chacune d’elle la liste des statuts par lesquels elle est passée au cours de son traitement. Vous aurez aussi accès à l’ensemble des pièces jointes qui sont rattachées aux différentes pièces de facturation du dossier.

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger les pièces jointes du dossier, en les sélectionnant à l’aide du coche sur la dernière colonne de droite dans le bloc « Pièce jointe », puis en cliquant sur le bouton « Télécharger les pièces du dossier de facturation » (Voir image ci-dessus).

2 – Consulter le dossier de facturation d’une pièce déjà traitée

Pour consulter le dossier de facturation associé à une pièce déjà traitée, allez dans l’onglet « Recherche » de l’espace « Factures de travaux ». Vous pouvez alors rechercher directement le dossier en indiquant son numéro si vous le connaissez, ou chercher par rapport au numéro d’une pièce associée au dossier. Pour effectuer une recherche plus précise avec les critères avancées, veuillez suivre la bonne pratique ici.

Une fois vos critères de recherche fixés, cliquez sur « Rechercher ». Dans le résultat de la recherche, cliquez sur l’icône « Dossier » dans la colonne « Actions » pour accéder au dossier de facturation.

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