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Le rapport d’activité de l’AIFE vient d’être publié !

Le rapport d'activité 2021 de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) est en ligne !

Armelle Degenève, directrice de l'AIFE, vous en présente les grandes lignes en vidéo :
https://www.dailymotion.com/video/x8ap066

Vous y retrouverez des informations sur tout ce qui a fait l’actualité de Chorus Pro en 2021 mais aussi, plus largement, de tous les autres produits et services de l’AIFE.

Car les solutions développées par l’AIFE couvrent aujourd’hui un spectre très large de produits et services et s’adressent à des utilisateurs de plus en plus nombreux et divers. Aujourd’hui ce sont en effet plus de 1,4 million d’utilisateurs à qui nous délivrons un service permanent, stable et de qualité.

Le rapport d'activité 2021 de l'AIFE est disponible aux formats web et PDF, à retrouver ici :
Site web du rapport activité : https://aife.economie.gouv.fr/
Version pdf : https://aife.economie.gouv.fr/wp-content/uploads/2022/05/Rapport-annuel-2021-de-lAIFE.pdf

 

webinaire présentiel

Demandez un accompagnement en présentiel

L'accompagnement des utilisateurs du portail de services Chorus Pro s'effectue aussi en présentiel. Des réunions d'information et de présentation du portail de services Chorus Pro peuvent être organisées à votre demande. Elles permettent de diffuser une actualité sur Chorus Pro, effectuer les démonstrations du Portail de services Chorus Pro et d'échanger sur vos problématiques.

Elles sont réservées aux syndicats, aux fédérations professionnelles et aux entités publiques. Le nombre minimum de participants doit être de 50 personnes.

 

Contactez nous pour une demande d'intervention auprès de vos équipes : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/aife-a-la-rencontre-des-utilisateurs/

Deux rencontres sont déjà planifiées en avril dans le département d'Ile-et-Vilaine, alors n'hésitez pas à nous demander une formation.

 

Image d'illustration - Comment réagir aux réponses à vos sollicitations

Point de situation suite à la mise en place du nouveau portail de services Chorus Pro

Depuis le 21 février, un nouveau  portail de services Chorus Pro est mis à votre disposition. Vous pouvez vous  familiariser avec sa navigation en vous reportant au document disponible ici.

 

La mise en place de ce portail est opérationnelle. Le dépôt des factures sur la période a été possible dès le 22 février, après des perturbations le jour de la mise en service. 5,8 millions de factures ont été traitées entre le 22 février et le 22 mars.

Le volume des factures traitées, en hausse par rapport aux exercices précédents, témoigne du fonctionnement du service.

 

Nombre de factures déposées par année

 

Au-delà des flux de factures qui ont bien été traités, l’ouverture du portail s’est traduite par des perturbations et difficultés pour les utilisateurs, principalement lors qu’ils souhaitaient créer ou modifier leur compte. Les fiches de sollicitations ouvertes pour signaler des dysfonctionnements ou anomalies ont été très supérieures à celle correspondant au fonctionnement courant de Chorus Pro et ont représenté un stock culminant à 2 000 fiches.
Un plan d’action pour corriger les anomalies remontées par les utilisateurs ou proposer des solutions de contournement a été mis en place au sein de l’agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE).
Les différentes difficultés recensées et les réponses apportées, à l’issue d’un mois de fonctionnement du nouveau portail, sont décrites ci-dessous.

 

Problèmes de connexion

  • Anomalie : le message d’erreur « Des contraintes de sécurité empêchent d’accéder à la page demandée » peut apparaître si l’ancienne URL du portail Chorus Pro est utilisée.
  • Impact utilisateur : connexion impossible

=> Se connecter au portail  Chorus Pro via l’URL : https://portail.chorus-pro.gouv.fr/

 

  • Anomalie : le compte se bloque au bout de 5 tentatives de connexion infructueuses (mot de passe erroné).
    Le compte se débloque au bout d’une heure avec un message non explicite (votre compte est bloqué, merci de contacter l’administrateur)
  • Impact utilisateur : connexion impossible

=> Utiliser la procédure de mot de passe oublié via le lien « Mot de passe oublié

 

Fonctionnalité « Approbation » non disponible

Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires de valider/refuser les demandes des utilisateurs :

  • qui souhaitent se rattacher aux structures ou aux services.
  • qui demandent des habilitations complémentaires

 

  • Anomalie : Lors de l’ouverture du nouveau portail, elle a dû être bloquée en raison d’une anomalie sur le cloisonnement des demandes par service.
  • Impact utilisateur : la création ou la modification des comptes utilisateurs ne pouvaient être finalisée, et l’utilisateur ne pouvait pas se connecter et déposer ses factures.

=> La fonctionnalité approbation est de nouveau disponible dans Chorus Pro depuis le 18/03.

 

Cette fonctionnalité était présente auparavant dans «Activité du gestionnaire», elle est désormais visible et accessible aux gestionnaires dans le menu principal du portail, onglet « Approbation » disponible sur la page d’accueil (bandeau haut).

 

Bouton mes approbations

 

Import des comptes PIGP (FAR1002)

  • Anomalie : L’import des comptes PIGP n’était plus effectué en raison d’anomalies.
  • Impact utilisateur : les utilisateurs de structures publiques PIGP étaient désactivés, ceux qui étaient « Gestionnaire Principal » (GP) n’étaient pas remplacés, et de fait, certaines structures publiques pouvaient se retrouver sans gestionnaire principal.

=> Correction de l’anomalie le 11/03

 

Utilisateurs multi comptes

  • Anomalie : les utilisateurs qui ont plusieurs comptes rencontraient des difficultés lorsqu’ils essayaient de passer d’un compte à l’autre, via le même navigateur. Il s’agissait d’un problème de mises en cache, les données auxquelles il avait précédemment été accédé sur un compte restaient affichées en se connectant avec l’autre compte.

=> Correction de l’anomalie le 18/03

 

Transfert de Gestionnaire Principal  (GP)

Ce transfert des rôles s’effectue par le support AIFE, notamment pour traiter les cas où le gestionnaire principal a quitté la société.

  • Anomalie : Cette procédure a été temporairement interrompue en raison de droits insuffisants pour les équipes de support.

=> Situation au 11/03 : Les droits ont été ajoutés aux profils des équipes support AIFE, ils sont désormais en capacité de traiter ces demandes.

 

Comptes techniques

  • Anomalie : Certains utilisateurs dotés de comptes techniques ne pouvaient plus les paramétrer

=> Correction de l’anomalie le 11/03

 

Message d’erreur lors de la validation des Demandes de Remboursement / Mémoires de frais de justice

  • Anomalie : Des messages d’erreur système apparaissent lors de la validation de certains mémoires de frais de justice ou demande de remboursement.
  • Impact utilisateur : validation impossible et pas d’envoi aux services destinataires

=> Situation au 23/03 : Un retour au service est en cours d’instruction

 

Assistant virtuel ClaudIA

  • Anomalie : des problèmes techniques impactant les performances du chatbot ClaudIA lors des pics d’activités ont perturbés les conversations avec le chatbot ou en LiveChat.

=> Une optimisation a été mise en place le 15/03

 

Un mois après l’ouverture du portail, l’AIFE a rétabli la grande majorité des services proposés et le stock des sollicitations se résorbe progressivement.

 

L’ensemble des équipes reste mobilisé et à la disposition des utilisateurs qui rencontrent encore des difficultés via les différents modes de contact disponibles :

Faire appel à l’assistance Chorus Pro : cliquer sur le bouton « Support » et choisir l’option « Nous contacter » :

Bouton nous contacter

Les trois modalités de sollicitation du support Chorus Pro sont alors proposées :

  • Discuter avec notre agent virtuel (ClaudIA) disponible 24h/24 et 7 jours/7 ;
  • Echanger en ligne avec un conseiller support via le livechat (du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30) ;
  • Compléter un formulaire d’aide et l’envoyer au support ;
calendrier webinaire

Participez aux webinaires thématiques

En naviguant sur le portail de services Chorus Pro, vous avez une impression de changement et vous ne savez plus où aller, ni comment faire. Vous reconnaissez vous dans cette description ? Inscrivez-vous à l'un de nos webinaires gratuits pour être formé sur une thématique.

Les webinaires sont récurrents à une fréquence mensuelle. Les 9 thématiques répondent à vos besoins en fonction de votre activité :

  • Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur Chorus Pro (pour les entreprises) ?
  • Gérer les structures et les utilisateurs (pour les entreprises)
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Fournisseurs
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOA
  • Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques
  • Comment traiter les factures reçues et émettre des factures vers une autre entité publique sur Chorus Pro
  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Comment saisir mon mémoire de frais de justice via Chorus Pro ?

Un formateur vous expliquera les démarches à suivre et vous pourrez poser vos questions à l'écrit pour avoir une réponse pendant la séance.

Rendez-vous sur la page suivante afin de consulter et de vous inscrire aux webinaires : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/category/webinaire/

Assistant virtuel claudia

L’assistant virtuel ClaudIA pour vous répondre

L’assistant virtuel ClaudIA vous informe des derniers incidents en cours.

Vous rencontrez quelques difficultés sur le Portail de services Chorus Pro ? ClaudIA est là pour vous renseigner. Cet assistant virtuel vous tient informé des incidents en cours et des solutions de contournement.

N’hésitez pas à l’interroger en sélectionnant sa suggestion « Nouveau portail : incidents en cours ». En fonction de votre difficulté, cliquez sur « Je rencontre un problème à la connexion » ou « Je rencontre un autre problème ».

Vous retrouverez ainsi les incidents en cours et la solution pour surmonter cette difficulté. Si aucune solution n’est proposée, revenez dans quelques jours pour vérifier l’évolution du dysfonctionnement.

 

Démarche à suivre

Ouvrez l’assistant virtuel en cliquant sur son logo en bas à droite de l’écran, puis sélectionnez « Nouveau portail : incident en cours ».

 

image de l'assistant virtuel claudia

 

Sélectionnez ensuite le type de problème que vous rencontrez, par exemple « Je rencontre un problème à la connexion » ou « Je rencontre un autre problème ».

 

image de suggestion des questions

 

ClaudIA liste alors les incidents en cours sur la thématique ainsi que la solution adéquate.

 

descriptif des incidents en cours

Illustration article remboursement DEMATIC

Mise en place anticipée du remboursement partiel de la TICPE

Dans le cadre du plan de résilience économique et sociale lancé en mars 2022, le gouvernement a souhaité la mise en place anticipée du remboursement partiel de la TICPE sur le gazole non routier (GNR), le fioul lourd et les gaz de pétrole liquéfiés (GPL) et de la TICGN sur le gaz naturel acquis pour les travaux agricoles et forestiers, couvrant les livraisons effectuées au titre de l'année 2021 (campagne 2022) ainsi que le versement d’une avance de 25% sur les remboursements au titre des livraisons de carburants et combustibles précités de l’année 2022 (campagne 2023).

Cette année, les demandes de remboursements au titre des consommations 2021 (campagne 2022) peuvent être déposées dès le 1er avril.

L’avance sera calculée sur la base de ces consommations.

 

Afin de mettre en place rapidement la mesure, les modalités de versement sont différentes selon la date à laquelle la demande de remboursement (campagne 2022) est effectuée.

  •  Demande de remboursement (campagne 2022) déposée à partir du 1er avril et avant le 1er mai 2022

La demande est traitée selon la procédure classique. Une fois celle-ci validée, l’avance est automatiquement versée au bénéficiaire dans les jours suivants car il est considéré que la validation de la demande de remboursement vaut demande de versement de l’avance 2022 (indépendamment de la situation réelle de l'entreprise en 2022) ;

  • Demande de remboursement (campagne 2022) déposée à partir du 1er mai 2022

Lors de la demande de remboursement, l'entreprise devra signifier si elle souhaite ou non le versement de l'avance 2022 en cochant une nouvelle case qui va être ajoutée au formulaire de demande de remboursement. Une fois la demande de remboursement validée, si la case demandant le versement de l'avance a été cochée, l’avance est automatiquement versée au bénéficiaire dans les jours suivants.

 

L’attention des usagers est appelée sur l’importance du choix de la date de dépôt de la demande de remboursement.

Les personnes éprouvant des difficultés de trésorerie ont tout intérêt à déposer leur demande de remboursement dès le 1er avril afin que l’avance leur soit versée automatiquement dans les meilleurs délais.

Pour les cas particuliers (cessation d’activité en 2021 notamment) qui entraîneraient une absence de droit au bénéfice d’une avance sur la campagne 2023 et donc le reversement ultérieur de cette dernière, il est préconisé d’attendre l’évolution permettant de faire connaître son souhait de bénéficier ou non de l’avance qui sera effective à compter du 1er mai 2022. En effet, c'est à compter de cette date qu'il sera possible à l'entreprise d'opter ou non pour le versement de l’avance en fonction de sa situation 2022 et d'éviter ainsi la répétition ultérieure de sommes indûment perçues au titre de l'avance 2022.

Enfin, pour ceux ayant débuté leur activité en cours d’année 2021, une procédure de demande papier sera mise en place pour reconstituer la consommation sur une année complète.

Illustration article changement gestionnaire principal

Habilitations et profils : paramétrer des espaces, c’est fini !

Dans le nouveau portail de services Chorus Pro, toutes les fonctionnalités sont disponibles par défaut.

 

Vous pouvez néanmoins ajuster vos niveaux d’accès aux applications en fonction de vos besoins via vos habilitations et vos profils. Si vous souhaitez en savoir plus sur vos habilitations, rendez-vous sur Gérer son compte utilisateur

 

Le gestionnaire principal et les utilisateurs habilités peuvent aussi ajuster les niveaux d’accès des utilisateurs de la structure. Si vous êtes gestionnaire principal, rendez-vous sur la page  Gérer les habilitations  pour découvrir la gestion des habilitations des utilisateurs.

 

 

Les mots croisés de l'été

Le nouveau vocabulaire du portail de services

Retrouvez ci-dessous un lexique reprenant le nouveau vocabulaire du portail de services Chorus Pro.

Notion Définition
Domaine Un domaine regroupe un ensemble d’applications. Par exemple, le domaine « Facturation » regroupe toutes les applications permettant de gérer et d’envoyer des factures : « Factures émises », « Factures de travaux », « Factures à valider », « Factures reçues », « Frais de justice », « Remboursement de taxes ».
Application Une application est un outil mettant à la disposition des utilisateurs des fonctionnalités leur permettant de travailler sur un périmètre donné.
Profil Un profil décrit le niveau d’accès pour une application donnée. Autrement dit, un profil définit vos droits sur le portail, ce que vous avez le droit de faire. A titre d’exemple, « Factures émises modification » est un profil, et cela signifie que vous pouvez émettre des factures, et pas seulement les consulter.
Organisation Le domaine « Organisation » permet de gérer les structures, les utilisateurs et les habilitations.
Habilitations Les habilitations correspondent aux profils dont disposent les utilisateurs d’une structure (entreprise, association…).

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le portail de services Chorus Pro, n’hésitez pas à consulter se familiariser avec le nouveau portail de services chorus pro.

 

Evolution des rôles d’utilisateurs

Dans le nouveau portail de services Chorus Pro les profils ont été simplifiés, la notion de « gestionnaire secondaire » n’existe plus et deux rôles ont été implémentés :

  1. Le gestionnaire principal: première personne ayant créé la structure, le gestionnaire principal a la responsabilité de gérer les organisations et les utilisateurs de cette structure. C’est-à-dire, effectuer les rattachements des utilisateurs, valider les demandes de rattachement, détacher les utilisateurs quand ceux-ci ne travaillent plus au sein d’une structure, etc….
  2.  L’utilisateur : un utilisateur est une personne ayant créé un compte sur Chorus Pro après le gestionnaire principal et rattachée à la structure pour laquelle elle travaille. L’utilisateur a les droits de modification et/ou de consultation sur l’ensemble des fonctionnalités, sauf le droit de modification sur la structure.

 

Pour plus d’informations, retrouvez également les fiches pratiques : Gérer les utilisateurs, Gérer les structures.

Nouvelle thématique à destination du gestionnaire principal – Gestion des structures et des utilisateurs

L’objectif de ce nouveau webinaire est d’apprendre à gérer le paramétrage des structures,  les utilisateurs ainsi que les habilitations via le portail de service. Le public concerné par ce webinaire sont les gestionnaires principaux des entités publiques et privées. Retrouvez les prochaines sessions sur la page : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/category/webinaire/

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