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traiter une facture

Comment traiter une facture qui m'est renvoyée ?

Sur Chorus Pro, vos factures peuvent vous être renvoyées par vos clients publics pour trois raisons, qui correspondent chacune à un statut de facture différent :

  • S'il y a une erreur dans les données du  destinataire, la facture sera « à recycler »
  • Si des pièces justificatives sont manquantes, la facture sera « suspendue »
  • Si certaines données de facturation sont erronées, la facture sera « rejetée ».

 

Cet article vous explique la marche à suivre pour traiter ces factures.

Les factures qui vous sont renvoyées et qui nécessitent une action de votre part, se trouvent dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises ».

 

 

Pour accéder à la facture afin de la traiter, cliquez sur son numéro.

La facture n'a pas pu être traitée car elle comporte une erreur dans les données du destinataire. Vous pouvez modifier ces données et renvoyer la même facture.

 

Facture recyclée, avec les champs du motif du destinataire et du numéro d'engagement de sélectionnés

 

1. Le motif pour lequel la facture a été recyclée est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitementVous pouvez également consulter   les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi de la facture » en bas de votre écran.

 

2. Vous pouvez, sans avoir à changer le numéro de votre facture d’origine, modifier les données suivantes :

  • le SIRET du destinataire,
  • le code service du destinataire,
  • le numéro d’engagement

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre à nouveau la facture.

Le destinataire a suspendu le traitement de votre facture parce qu'il lui manque une pièce jointe.

facture au statut suspendu avec le motif de suspension

 

Le motif pour lequel la facture a été suspendue est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitement

Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi du traitement » en bas de votre écran.

 

 

Dans le bloc « Pièces jointes », cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ».

 

Cliquez sur le bouton pour récupérer la pièce à ajouter stockée dans le répertoire de votre poste de travail.

Renseignez les champs « Désignation » et « Type de pièce » puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Recommencez autant de fois que de documents à joindre à votre envoi puis cliquez sur le bouton « Retour ».

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre votre facture avec les documents requis par le destinataire. Votre facture passe alors au statut « Complétée ».

Le destinataire a rejeté votre facture car certaines données de facturation sont erronées, telles que le montant de la facture ou le taux de TVA par exemple.

Une nouvelle facture doit alors être émise avec un nouveau numéro.

Si vous souhaitez avoir le détail du motif de rejet, accédez à la facture en cliquant sur son numéro.

Vous pouvez traiter le rejet afin que la facture rejetée n'apparaisse plus dans votre onglet "Synthèse". Pour ce faire, depuis l'onglet "Synthèse", sélectionnez les factures à traiter et cliquez sur "traiter le rejet".

 

Illustration article PISTE

Chorus Pro & PISTE : Comment réussir son raccordement API Oauth2 ?

L’AIFE a mis en place une Plateforme d’Intermédiation des Services pour la Transformation de l’Etat en janvier 2020. Celle-ci mutualise les services API (Application Programming Interface) de l’Etat et de la sphère publique.

 

PISTE se substitue à la plateforme API de Chorus Pro.

 

Le raccordement à Chorus Pro doit obligatoirement se faire d'abord dans l'environnement de qualification, afin d'effectuer tous les tests nécessaires, puis il faudra réitérer les étapes dans l'environnement de production.

 

Cet article vous guide dans les 3 étapes nécessaires pour réussir votre raccordement :

  • Etape 1 : création d'un compte PISTE, génération automatique de l'application SANDBOX et création de votre application de production
  • Etape 2 : raccordement à l'environnement de qualification
  • Etape 3 : raccordement à l'envrionnement de production

 

NB : La seule différence entre le raccordement à l'environnement de qualification et celui à l'envrionnement de production réside dans le nom des applications que vous allez déclarer.

 

1/ Création d'un compte PISTE et d'une application de production

 

La création d’un compte PISTE est nécessaire pour se raccorder à Chorus Pro. Le portail PISTE est destiné aux développeurs de solution interfacée à Chorus Pro (éditeurs de solution, concentrateurs, DSI pour les applications internes).

 

La première étape consiste à créer un compte sur PISTE, pour cela vous devez remplir les champs obligatoires suivants et accepter les CGU :

  • Nom
  • Adresse e-mail
  • Mot de passe
  • Nom de l’organisation : choisir « Universelle »

 

1 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois votre compte créé, PISTE génère automatiquement une application SANDBOX qui sera uniquement utilisée pour le raccordement à l'environnement de qualification de Chorus Pro.

Le nom de l’application Sandbox est toujours : APP_SANDBOX_EmailUtilisateur

Exemple pour le compte PISTE « api-choruspro.aife@finances.gouv.fr », l’application SANDBOX générée par PISTE a pour nom d’application « APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr »

 

Ensuite, vous devez ajouter les API Chorus Pro à votre application Sandbox. Pour cela vous devez sélectionner votre application, puis cliquer sur le bouton « Modifier l’application ».

 

8 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

 

9 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

 

Pour se raccorder en production, il faut créer une application dédiée en cliquant sur le bouton « créer une application ».

 

2 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Les champs ci-dessous doivent être complétés :

  • Nom de l’application : ce nom doit être unique et sera utilisé lors de la création du raccordement API sur le portail Chorus Pro
  • Email : email du responsable de l’application
  • Le responsable de l’application : une personne que l’équipe Chorus Pro ou PISTE peuvent contacter
  • Information sur la structure : renseigner le SIRET de la structure

 

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

 

3 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

2/ Créer son raccordement API Chorus Pro en qualification

Pré requis :

  • Avoir une application SANDBOX sur PISTE
  • Avoir un matelas de données de qualification

 

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en qualification, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

 

4 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

  • Structure : Choisir la structure
  • Nom de l’application : saisir le nom de l’application SANDBOX qui a été créée sur PISTE, exemple : APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr
  • Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
  • Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

 

5 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

 

3/ Créer son raccordement API Chorus Pro en production

Pré requis :

  • Avoir une application production sur PISTE
  • L’espace « raccordement EDI / API » ouvert pour la structure qui souhaite se raccorder
  • Avoir les habilitations sur l’espace « raccordement EDI / API »

 

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en production, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

 

6 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

  • Structure : Choisir la structure à raccorder
  • Nom de l’application : saisir le nom de l’application qui a été créée sur PISTE, exemple : MON_APPLICATION_CHORUS_PRO. Attention, il est impossible de saisir une application SANDBOX.
  • Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
  • Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

 

7 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

 

Annexe

Pour aller plus loin, veuillez consulter :

 

Illustration article pièces jointes

Pièces Jointes dans Chorus Pro : quelques règles à respecter

Lors de vos émissions de factures sur Chorus Pro, il est possible d'ajouter des pièces jointes. Celles-ci doivent cependant respecter certaines règles, quel que soit le mode de dépôt (Portail, EDI ou API).

 

1/ Nommage

  • Le nom d’une pièce jointe est limité à 50 caractères maximum. L’extension associé au nom de la pièce jointe est obligatoire et est comprise dans le décompte des 50 caractères.

 

2/ Format

  • Les formats de pièces jointes complémentaires acceptés sont les suivants : .BMP, .GIF, .FAX, .ODT, .PPT, .TIFF, .XLS, .BZ2, .GZ, .JPEG, .P7S, .RTF, .TXT, .XML, .CSV, .GZIP, .JPG, .PDF, .SVG, .XHTML, .XLSX, .DOC, .HTM, .ODP, .PNG, .TGZ, .XLC, .ZIP, .DOCX, .HTML, .ODS, .PPS, .TIF, .XLM, .PPTX

 

3/ Taille

  • La taille des pièces jointes dépend du type de pièce et du mode de dépôt du dossier.
    • Pour un dépôt portail ou API :
      • chaque pièce jointe unitaire ne peut excéder 10 M0,
      • le dossier de facturation (facture et pièces jointes complémentaires) ne peut excéder :
        • 120 M0 en saisie ou dépôt PDF
        • 30 M0 en dépôt de lot XML.
    • Pour un dépôt EDI, la taille limite d’un flux est de 1 Go.
Article formations en ligne

Les formations en ligne

COVID-19 : Toutes les formations en lignes (webinaires)  sont maintenues aux dates et horaires habituels. 

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Au programme :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Les formations en ligne dédiées aux entités publiques qui auront lieu les 18 janvier  et  20 janvier et vous permettront de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Le webinaire dédié aux mémoires de frais de justice du 20 janvier vous permettra de savoir comment :

  • Saisir vos mémoires de frais de justice
  • Faire le suivi de ces mémoires

 

Le webinaire le Dume. Il vous permettra de savoir comment :

  • Gagner du temps dans vos réponses aux appels d’offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire DUME (Document Unique de Marché Européen)
  • Comment s‘en servir intelligemment dans une perspective de gains de temps pour les opérateurs économiques

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

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