Factures émises, factures reçues, factures à valider, quelles différences ?

Sur Chorus Pro, les espaces offrent aux utilisateurs des fonctionnalités qui leur permettent de travailler sur différents périmètres : factures simples, factures de travaux, mémoires de frais de justice…

Il existe plusieurs espaces dans l’outil, mais trois d’entre eux font l’objet d’une confusion récurrente. Il s’agit des espaces « Factures émises », « Factures reçues » et « Factures à valider ».

L’espace « Factures émises » permet d’envoyer et de recevoir les factures de fournitures et de services, par exemple des factures de livraisons de biens matériels et immatériels, ou encore de prestations intellectuelles comme les notes d’honoraires déposées par les maîtrises d’œuvre

L’espace « Factures à valider » permet aux mandataires ou aux titulaires de contrats de traiter les factures transmises par leurs cotraitants ou sous-traitants. En effet, dans ces cas spécifiques, les factures des sous-traitants ou des cotraitants doivent être validées dans un premier temps par le titulaire ou le mandataire avant d’être transmise au client public.

Cet espace s’adresse donc exclusivement aux mandataires ou aux titulaires chargés de valider des factures simples.

Enfin, l’espace « Factures reçues » est l’espace dans lequel les entités publiques reçoivent et traitent les factures de fournitures ou de services et les factures de travaux de leurs fournisseurs. Cet espace n’est pas accessible par une structure privée.

Il est primordial de faire la différence entre les différents espaces pour avoir une utilisation optimale de Chorus Pro.

Votre nouveau portail de qualification est disponible

Dans le cadre de montée en qualité de votre outil de facturation des entités publiques, une nouvelle version du portail de service Chorus pro est en train d’être testée au sein des équipes Chorus Pro.

Pour préparer la mise en production future de ce nouveau portail de service Chorus Pro, une nouvelle version du portail de qualification a été mise à la disposition des utilisateurs de Chorus Pro.

Le portail de qualification est une version de test de Chorus Pro, identique à la version de production, qui permet aux utilisateurs de s’assurer de leur compréhension de l’outil avant d’envoyer ou de recevoir des factures en situation réelle.

Elle permet aussi aux utilisateurs techniques de tester les manipulations de raccordement des outils de facturation des collectivités à Chorus Pro.

Pour en savoir plus sur le portail de qualification et son utilisation, veuillez vous rendre sur le site de la communauté Chorus Pro en cliquant ici

Comment choisir vos numéros de facture dans Chorus Pro ?

Lors du dépôt d’une facture dans Chorus Pro, il est nécessaire de remplir le champ « Numéro de facture » dans le bloc « Références ». Ce numéro correspond à l’identifiant de la demande de paiement dans Chorus Pro.

Nos conseils pour remplir le champ « Numéro de facture » :

• Vous devez remplir le champ « Numéro de facture » avec le numéro que vous avez attribué à votre facture dans votre système comptable afin de faciliter le suivi.
• En ce qui concerne l’espace « Facture émise », le champ « Numéro de facture » peut être renseigné automatiquement grâce à la reconnaissance de caractères réalisée lors du dépôt du fichier PDF. Néanmoins, il est important de vérifier l’exactitude des informations scannées et de les modifier si besoin.
• Il n’est pas possible d’envoyer deux factures portant le même numéro sur une même année. Deux demandes de paiement ne peuvent pas porter le même numéro sur une même année. Ainsi, si une facture est rejetée et que vous devez en déposer une nouvelle, il sera nécessaire d’attribuer un numéro différent à cette nouvelle facture lors du nouveau dépôt.

Nouvelle fonctionnalité: Colonne instructeur, répartition du travail au sein de vos équipes

Depuis le 29 octobre 2021, une nouvelle fonctionnalité est disponible dans Chorus Pro. Il s’agit de la « colonne instructeur » qui permet au gestionnaire principal d’une structure de pouvoir partager le traitement des factures dans l’onglet synthèse des différents espaces.

La colonne instructeur donne la possibilité à chaque gestionnaire principal de désigner une pièce de facturation dans la synthèse par un nombre compris entre 00 et 99 et d’attribuer des numéros aux utilisateurs dans la structure afin d’organiser le travail de traitement et de désigner des responsables pour chaque pièce.

Un utilisateur qui se verra alors attribuer un numéro, sera responsable des factures dans la synthèse qui seront taguées avec le même numéro.

A noter qu’il s’agit bien d’une possibilité qui est offerte et non d’une obligation. Si votre structure a déjà une méthode d’organisation du travail, elle pourra bien sûr être maintenue sans qu’il ne soit besoin de saisir d’information dans les colonnes instructeur.