Vous êtes gestionnaire principal d’une ou plusieurs structure(s) ? Transférez votre rôle si vous changez d’affectation

Un utilisateur créant une nouvelle structure dans Chorus Pro obtient automatiquement les droits « Organisation modification » pour chaque structure créée et en devient le gestionnaire principal. Ces droits lui permettent de modifier ces structures et de gérer les rattachements et droits des autres utilisateurs sur celles-ci.

La présence d’un gestionnaire principal en mesure d’assurer ces tâches est indispensable pour garantir une utilisation fluide de Chorus Pro à l’ensemble des utilisateurs de sa structure.

Si vous êtes gestionnaire principal sur Chorus Pro et que vous êtes prochainement amené(e) à ne plus effectuer de manipulations dans l’outil (changement de poste, d’emploi, départ à la retraite…), il conviendra de transférer votre rôle de gestionnaire principal à un autre utilisateur avant de quitter votre poste.

Pour ce faire, accédez au domaine « Organisation », puis à l’application « Structures ». Une fois dans l’application « Structures », accédez à l’application « Transférer le gestionnaire principal » (cf. ci-dessous).

Il vous sera ensuite proposé de choisir le type de transfert que vous souhaitez effectuer :

• « Transfert d’une partie de vos structures » : si vous êtes gestionnaire de plusieurs structures, vous pouvez choisir de transférer une partie de vos structures à un autre utilisateur. Ce choix est plus indiqué si vous devez continuer à gérer une partie de vos structures.
• « Transfert de toutes vos structures vers un seul gestionnaire » : si vous êtes gestionnaire d’une ou de plusieurs structures pour lesquelles vous transférez le rôle à un seul utilisateur.
• « Transfert de toutes vos structures vers plusieurs gestionnaires » : si vous êtes gestionnaire d’une ou de plusieurs structures pour lesquelles vous transférez le rôle à des utilisateurs différents. Exemple : je gère 4 structures (A, B, C et D), je peux transférer le rôle pour A et B à un utilisateur 1 d’une part et C et D à un utilisateur 2 d’autre part.

Dans ces trois cas, vous devez ensuite sélectionner le ou les utilisateurs auxquels vous transférez le rôle (et éventuellement les structures concernées par le transfert). Ces utilisateurs doivent être déjà rattachés aux structures pour lesquelles vous donnez le rôle de gestionnaire principal.

Les utilisateurs désignés recevront instantanément le rôle de gestionnaire principal pour les structures choisies dès que vous aurez soumis votre demande.

Retrouvez au lien suivant le pas-à-pas dédié au transfert du rôle de gestionnaire principal (lien vers guide utilisateur « Gérer les structures » - https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/gerer-les-structures/#1531378422058-817eab2c-8f40)

Dans le cas où un gestionnaire principal a quitté votre organisation sans avoir transféré son rôle au préalable, vous pouvez demander le transfert de rôle au support. Pour prendre connaissance de la procédure, sollicitez l’assistante virtuelle ClaudIA, posez la question « Comment transférer le gestionnaire principal » puis sélectionnez la suggestion « Demander un transfert de Gestionnaire principal (GP parti) ».

Entités publiques : Attention aux rejets abusifs

Entités publiques, ne rejetez plus les factures de vos fournisseurs si vous pouvez l’éviter. Le rejet entraîne obligatoirement l’émission d’une nouvelle facture par le fournisseur, processus long et coûteux.

Comment faire pour éviter de rejeter une facture ?

• Si vous constatez une erreur sur les données d’acheminement (SIRET, code service ou numéro d’engagement) mentionnées sur la facture : vous devez alors employer le statut dédié « à recycler ». Dès lors que ce statut est apposé à la facture, le fournisseur devra modifier l’une des trois informations. Il pourra ensuite renvoyer sa facture tout en conservant le même numéro.

• Lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes: vous devez appliquer le statut « suspendue ». Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture pour un nouveau traitement de votre part.

En dernier recours (données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc), vous pouvez utiliser le statut «rejeté ».

Vous pouvez changer l’adresse de contact mais pas l’adresse de connexion sur Chorus pro

L’un des prérequis pour utiliser le portail de services Chorus Pro est de créer son compte en tant qu’utilisateur et le rattacher à sa structure. Dès les premiers champs du processus de création de compte, vous pouvez vous interroger sur les termes « Adresse de connexion » et « Adresse de contact ».

Ces notions bien que très proches comportent les différences suivantes :

L’adresse de connexion est l'adresse électronique que vous avez renseignée lors de la création de votre compte. C'est votre identifiant, unique et personnel, qui vous identifie en tant qu'utilisateur et vous permet de vous connecter au portail de services Chorus Pro. Elle est également utilisée pour renvoyer les mails de réinitialisation du mot de passe.

A noter qu’une fois créée, l'adresse de connexion est définitive et ne peut être modifiée.

Il est donc conseillé d'utiliser votre adresse électronique professionnelle.

L’adresse de contact est l'adresse électronique par laquelle vous recevrez les notifications, vous permettant d'avoir une information régulière de l'avancement de vos factures et vos demandes d’aides. Par défaut, Chorus Pro renseigne automatiquement l’adresse de contact par l'adresse de connexion, vous pouvez la modifier à tout moment.  A titre d'exemple, vous pouvez utiliser une adresse mail commune à plusieurs utilisateurs afin de partager les informations au sein d'une même structure et/ou d'un même service.

Cette adresse peut être modifier contrairement à l’adresse de connexion.

Enfin pour en savoir plus, nous vous invitons à vous inscrire au webinaire sur la création de compte et le dépôt de facture.

Recrudescence de courriels usurpant Chorus Pro

Publié le 08/02/2024

De nombreuses entreprises nous signalent être la cible de courriels les informant que des factures qui les concernent seraient disponibles sur le portail « Chorus Pro ». Ces courriels peuvent reprendre le nom de l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et le logo de Chorus Pro.

Afin d'identifier un courriel frauduleux, il convient donc de vérifier soigneusement :

• l’adresse de l'expéditeur, qui doit être une adresse en « .gouv.fr » ;
• le lien redirigeant vers les factures. Afin d'identifier un lien frauduleux, il faut passer la souris sur le lien, sans cliquer. La véritable adresse URL apparait alors et renvoie, par exemple, vers un site en « .hubside.fr » ou « .zeendoc.com » au lieu de celle de Chorus Pro « chorus-pro.gouv.fr ».

Où trouver la documentation pour les prestataires de justice?

Pour toutes les prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, les prestataires de justice disposent d’un délai d’un an à compter de l’achèvement de la mission pour adresser le mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.

Une documentation est mise à disposition pour vous faciliter ces démarches.

Retrouvez la documentation sur la communauté Chorus Pro de trois façons :

• En indiquant directement dans votre navigateur l’adresse https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/;
• En cliquant sur le bandeau de gauche sur la page Chorus Pro. Vous serez redirigé vers la documentation spécifique, en lien avec les fonctionnalités qui s’affichent sur le portail de services Chorus Pro ;
• En cliquant sur le « i » en haut à droite de votre page Chorus Pro lorsque vous êtes sur le point de saisir un mémoire de frais de justice.

Une fois sur la communauté, cliquez sur « Factures et demandes de paiement ».

Le bloc « Mémoire de frais de justice » présente les informations utiles au dépôt d’un mémoire. Les liens les plus fréquents sont mis en avant, mais des ressources supplémentaires sont disponibles dans la partie « Voir tous les documents ».

Parmi les liens mis en avant, vous trouverez une introduction sur les prestataires de frais de justice sur Chorus Pro, le mode opératoire pour la saisie et la gestion des mémoires, mais aussi les référentiels des tarifs ainsi qu’une foire aux questions.

Sous un autre format, des webinaires sont proposés tous les mois pour vous expliquer en direct la saisie d’un mémoire de frais de justice. Cliquez sur le lien suivant pour découvrir les prochaines sessions : Comment saisir mon mémoire de frais de justice via le portail de services Chorus Pro.

Vous êtes un particulier. Comment changer votre adresse postale sur le portail Chorus Pro ?

Le portail Chorus Pro permet de s’identifier en tant que particulier à défaut de posséder un numéro SIRET. Cette possibilité concerne notamment les déposants de mémoires de frais de justice.

Si vous êtes identifié en tant que particulier dans Chorus Pro et que vous changez d’adresse postale, vous devrez la mettre à jour sur le portail. Comment faire ?

Pour modifier les informations de votre structure, accédez au domaine « Organisation » puis à l’application « Structures ». Dans l’application « Gérer une structure », sélectionnez le type de demande « Modifier une structure » puis la structure pour laquelle vous souhaitez mettre à jour l’adresse. Vous aurez alors accès au bloc « Adresse postale » où vous pourrez modifier vos informations.

Une fois vos informations à jour rentrées, pensez à confirmer vos modifications depuis le bouton « Soumettre » en bas de page pour qu’elles soient enregistrées sur votre structure. »