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illustration de l'article MOE

MOE : Comment gérer les révisions de montants dans les marchés de travaux ?

Dans le processus de facturation des marchés de travaux, la MOE peut être en désaccord avec le montant du projet de décompte mensuel ou final du titulaire du marché.

Dans cette hypothèse, nul besoin de rejeter la pièce de facturation du titulaire. La MOE a la possibilité d’établir son état d’acompte en révisant le montant figurant sur le projet de décompte mensuel et en y inscrivant le montant qu’elle a validé à la suite du contrôle des travaux effectués.

 

L’état d’acompte ainsi établi sera envoyé à la MOA et sera disponible dans le dossier de facturation, à la disposition de tous les acteurs du marché.

Conformément à l’article 8.2 du CCAG travaux, la MOE notifie au titulaire du marché toute modification effectuée sur le montant à payer. Le titulaire notifié a 30 jours pour signifier son désaccord à la MOE. Passés ces 30 jours, le titulaire est réputé avoir accepté la modification.

illustration de la bonne pratique Comment optimiser votre dépôt de facture PDF sur Chorus Pro

Comment utiliser efficacement la fonction recherche avancée sur CP?

Vous recherchez des documents sur Chorus Pro ? Notre fonctionnalité de recherche propose l’utilisation de critères avancés vous permettant de faire des recherches toujours plus efficaces. Voici nos préconisations pour utiliser au mieux ces critères.

Pour accéder aux critères avancés, il vous suffit de cliquer sur l’icône « + » en bas à droite, à côté de « Critères avancés », lorsque vous êtes dans l’onglet « Recherche » de l’espace dans lequel vous souhaitez faire la recherche.

Cette fonctionnalité est accessible quel que soit l’espace dans lequel vous vous trouvez, qu’il s’agisse de « Factures émises », « Factures à valider », ou encore « Mémoires de frais de justice ».

 

Ecran de recherche des critères avancées

Vous accédez alors à une liste variée de critères supplémentaires, qui vous permettent de faire des recherches sur les montants, les coordonnées bancaires utilisées lors de la transmission de la facture, le mode de règlement choisi, le mode de dépôt…

D’autres critères spécifiques s’ajoutent en fonction de l’espace dans lequel vous vous trouvez lorsque vous faites la recherche, comme les critères MOA ou  MOE si vous faites une recherche sur des factures de travaux.

De manière pratique, lorsque vous faites des recherches et que vous souhaitez filtrer un intervalle de temps, nous vous recommandons d’utiliser le critère avancé « Période date de dépôt » plutôt que le critère « Période de date fournisseur » directement accessible dans la recherche « simple ».

En effet, la date fournisseur correspond à la date figurant sur le document déposé sur Chorus Pro, saisie par le fournisseur dans le champ « Date » du bloc « Références » au moment du dépôt de la facture, tandis que la date de dépôt correspond au jour où la facture a été déposée dans Chorus Pro.

 

Par ailleurs, si vous faites une recherche sur une plage temporelle longue (par exemple une période de 12 mois), veillez à définir en complément un ensemble de critères limitants pour mieux cibler votre recherche et affiner les résultats. L’intérêt de ce critère limitant est de permettre des extractions complètes de vos résultats de recherche. En effet, des résultats trop larges peuvent impacter les extractions et vous restituer des résultats incomplets.

 

Une fois vos critères avancés définis, vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Rechercher »afin d’obtenir vos résultats à analyser ou à extraire en fonction de vos besoins. Bonnes recherches sur Chorus Pro !

 

Illustration d'une personne effectuant un calcul avant le dépôt de sa facture

Comment traiter une facture rejetée 

Votre facture a été rejetée par votre client public ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi une facture est-elle rejetée ?

Un client public peut rejeter une facture lorsqu’il constate une erreur sur les données de facturation, comme le cadre de facturation par exemple.

Que faire ?

Lorsqu’une facture est rejetée la bonne pratique est de suivre les trois étapes ci-dessous :

  • Prendre connaissance du motif du rejet et s’acquitter de la facture rejetée

Lorsque vous vous connectez à Chorus Pro après le rejet d’une facture, une fenêtre apparaît à l’écran, vous indiquant les principaux éléments concernant la facture rejetée, entre autres : la date de dépôt, le numéro de la facture, le destinataire, le motif du rejet, et le commentaire du client public si celui-ci en a indiqué un.

Après avoir pris connaissance du motif du rejet, vous devez cliquer sur « Tout acquitter et fermer » ou sélectionner la facture et cliquer sur « Acquitter les factures sélectionnées ».

Comment traiter une facture rejetée

 

  • Traiter le rejet pour faire disparaître la facture de l’onglet « Synthèse »

L’acquittement ne fait pas disparaître la facture rejetée de l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures émises ». Pour cela, vous devez accéder à cet onglet, sélectionner la facture concernée en cliquant sur la petite case à droite de l’écran, et cliquer sur « Traiter le rejet ».

Comment traiter les factures rejetées

Une fois la facture traitée, celle-ci disparaîtra de votre synthèse.

Les opérations d’acquittement et de traitement apparaissent dans le suivi du traitement de la facture, dans le bloc « Historique des actions utilisateurs ».

 

Comment traiter une facture rejetée

 

  • Emettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro

Une fois que vous vous êtes acquitté de la facture et que le rejet est traité, vous êtes prêt à renvoyer une facture à votre destinataire. Assurez-vous de corriger les éléments ayant conduit votre client public à rejeter votre facture, et à saisir un numéro différent de celui de la facture rejetée dans le champ « Numéro » du bloc « Références ».

Ecran d'accueil Chorus Pro avec fenêtre ClaudIA ouverte

Comment m’informer sur une de mes factures non encore réglée ?

Chaque fournisseur, cotraitant ou sous-traitant peut suivre le traitement de ses factures non encore réglées sur Chorus Pro via l’assistante virtuelle ClaudIA.

Assistante virtuelle ClaudIA

Contacter l’assistante virtuelle ClaudIA est le réflexe à avoir lorsque vous cherchez des renseignements sur une facture non encore réglée.

Pour cela, vous devez vous authentifier sur le portail Chorus Pro.

Vous pouvez alors cliquer sur l’icône ClaudIA en haut de l’écran, puis sélectionner successivement « Je veux des informations sur une facture ou un virement reçu » et « Le suivi d’une facture, d’un mémoire ou d’une demande de remboursement TIC ».

 

Illustration ClaudIA - Facture non réglée 1

 

Vous devez ensuite saisir le numéro de la facture concernée, sans ajouter de caractères complémentaires tels que €, n°, numéro.

ClaudIA effectue alors une recherche dans la base de données Chorus Pro et affiche les informations relatives à l’avancée du traitement de la facture :

  • Le destinataire chargé de son traitement,
  • Le statut de la facture et la date à laquelle il a été modifié.

La facture peut être en cours de traitement, mise en paiement ou rejetée.  Selon l’état de votre facture, Claudia affiche des informations complémentaires et propose de nouveaux choix :

Illustration factures non réglées

Si j’ai besoin de compléments d’informations par rapport à celles obtenues via l’assistante virtuelle je dois contacter le service destinataire via une sollicitation.

Contacter le service destinataire en envoyant une sollicitation

Si vous souhaitez contacter directement votre client public, vous devez saisir une sollicitation.

 

Facture non réglée 3

 

Vous devez pour cela choisir l’une des combinaisons ci-dessous afin que votre sollicitation soit bien transmise à votre client. Tout autre choix de sous-catégorie aura pour effet de retarder la transmission de votre sollicitation qui devra au préalable être analysée par l’équipe support Chorus Pro de l’AIFE :

 

Facture non reglée 4

 

Illustration:

 

Facture non réglée 5

 

Dans le bloc « Description », vous pouvez demander à votre client où en est le règlement de votre facture et le cas échéant lui demander les raisons du rejet ou de l’absence de traitement de celle-ci.

 

Facture non réglée 6

Illustration article "comment fonctionne l'affacturage sur Chorus Pro"

L’affacturage sur Chorus Pro, comment ça marche ?

L'affacturage est une opération par laquelle une personne ou une entreprise cède sa créance commerciale à un professionnel appelé « factor », « entreprise d’affacturage » ou « affactureur » afin de réduire les effets des délais de paiements.

Le transfert de créances à un factor se fait dans le cadre d'une subrogation.

La mention subrogative suivante doit être précisée sur les mémoires, factures, et situations de travaux :

« Règlement à l'ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal). Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring. Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »

 

En mode portail :

Les coordonnées bancaires du factor sont à renseigner sur la fiche structure du fournisseur en cochant la case « Affactureur ».

Illustration de l'article "Affacturage"

 

Lors de la saisie de la facture, si ce sont les références bancaires du factor qui sont sélectionnées, les coordonnées de ce dernier apparaissent dans le cadre « factor ». Le renseignement de la mention subrogative doit se faire directement au niveau du champ « Commentaire ».

 

En mode EDI :

Les modalités d’affacturage sont dépendantes du format de la facture à transmettre :

  • En format structuré, les références bancaires et la raison sociale de l’affactureur doivent être renseignées dans la facture XML. Pour les factures transmises au format UBL, la mention subrogative doit apparaître dans une balise <Note>, soit dans le bloc PaymentTerms, soit dans le bloc PayeeParty/Contact, cette deuxième option ayant l’avantage de faire apparaître la mention subrogative directement dans le bloc Encaisseur sur le lisible HTML ou PDF généré par Chorus Pro.
  • En format mixte, seule la raison sociale doit être renseignée. La mention subrogative doit apparaître sur la facture originale au format PDF.

 

Dans tous les cas, les coordonnées bancaires du factor doivent être indiquées dans le bloc XML PaymentMeans, faute de quoi l’existence d’un factor sera ignorée dans le fichier pivot transmis au client final.

 

Les référentiels sémantiques du flux structuré (E1) et du flux mixte (E2) sont consultables dans les spécifications fonctionnelles (Specifications_Externes_Annexe_EDI_V4.00). Cette annexe vous permet d’identifier le bloc Invoice/PayeeParty (encaisseur) dans lequel vous devez renseigner les informations relatives à l’affactureur, selon le flux utilisé (E1, E2).

 

En mode service :

Un fournisseur peut utiliser 3 services exposés pour déposer une facture avec affactureur :

  • DeposerFluxFacture : La mention subrogative avec les coordonnées du factor est à porter dans la facture XML. Pour un fichier au format UBL, les modalités d’affacturage doivent être indiquées comme précisé ci-dessus.
  • DeposerPDFacture : La mention subrogative avec les coordonnées du factor doit apparaître sur le PDF de la facture,
  • SoumettreFacture : Le fournisseur renseigne les coordonnées bancaires de l’affactureur en faisant appel à l’API « RecupererCoordonneesBancairesValides ». Il est nécessaire qu’elles aient été ajoutées précédemment sur la fiche structure du fournisseur. La mention subrogative doit être renseignée dans le champ « commentaire » de la requête API.

 

 

Illustration de l'article "choix des structures publiques"

Quels sont les impacts du paramétrage de la structure de l’entité publique sur le circuit de validation des factures de travaux ?

Dans le cadre des marchés de travaux, les entités publiques doivent paramétrer leur(s) structure(s) dans Chorus Pro.

Une structure publique peut être paramétrée :

  • Sans MOA ;
  • Avec MOA ;
  • Exclusivement MOA.

 

  1. Où choisir son paramétrage ?

 

Pour paramétrer votre structure publique, vous devez vous rendre dans l’espace « Activités du gestionnaire » puis dans le bloc « Mes structures ». En cliquant sur l’icône « stylo » vous affichez l’écran « Modification de la structure ». Dans le bloc « Paramètres » en bas de l’écran, vous avez la possibilité de choisir le paramètre « Présence MOA ».

Vous pouvez retrouver la documentation correspondante au lien suivant : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/administrer-les-structures-publiques-et-les-comptes-utilisateurs/#1528457743735-4b0555ef-dafc

 

  1. Les trois options et leurs impacts sur le circuit de validation des factures de travaux dans Chorus Pro

 

  • Paramétrage « Structure sans MOA » : la MOA n’est pas présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, seul le service financier est présent dans Chorus Pro. Il n’y a pas d’utilisation de l’espace « Factures de travaux » par l’entité publique. Cette dernière reçoit directement les factures de travaux dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Il n’y a que 2 étapes dans Chorus Pro ;
  • La structure publique n’a pas besoin d’ouvrir l’espace « Factures de travaux » ;
  • Tous les échanges avec la MOA se font hors Chorus Pro.

 

  • Paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » : la MOA est présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, la MOA et le service financier sont tous les deux présents dans Chorus Pro.

Si ces deux acteurs sont sur la même structure, alors la structure publique sera paramétrée « Structure avec MOA ». Si les deux acteurs sont sur des structures distinctes, alors la structure de la MOA sera paramétrée « Structure exclusivement MOA » et celle du service financier « Structure sans MOA ».

Dans tous les cas, la MOA travaille dans l’espace « Factures de travaux » et le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par la MOA dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOA dépose un état d’acompte validé (A19) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA », il y a dans Chorus Pro :

  • Un acteur de plus: la MOA
  • Une étape en plus: le dépôt de l’état d’acompte validé (A19) par la MOA
  • L’utilisation obligatoire par la MOA de l’espace « Factures de travaux » qui n’est pas ouvert par défaut sur une structure publique.

 

Par ailleurs dans le cas où l’entité publique a recours à un éditeur de logiciel financier interfacé à Chorus Pro par API, il convient de vérifier si cet éditeur a développé les services API du domaine « Facture de travaux » Si ce n’est pas le cas, les actions de la MOA, comme la réception d’un état d’acompte (A15) et le dépôt d’un état d’acompte validé (A19), doivent être effectuées dans le portail Chorus Pro via l’espace « Factures de travaux » de la structure représentant la MOA.

 

 

  1. Obligation de réception et information des fournisseurs

 

Depuis le 01 janvier 2020 l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique est dans l’obligation de passer par Chorus Pro pour l’envoi des factures. Ainsi, les factures de travaux sont directement concernées et notamment les documents produits par les fournisseurs et la MOE. L’utilisation du module facture de travaux est largement déployée et les entreprises habituées à déposer leur documents via cette espace. C’est pourquoi, il est important que les entités publiques :

  • Vérifient que le paramétrage mis en place est bien adapté à leur organisation pour la réception de ce type de facture.
  • Mettent en place avec les différents acteurs, une fiche d’identité du marché permettant d’identifier précisément chaque acteur (SIRET, code service…) ainsi que le circuit à mettre en place avec les cadres de facturation dédiés. Vous avez le modèle de la fiche disponible ici : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/

 

illustration de l'article duplication des droits sur chorus pro

Dupliquer les droits d’un utilisateur dans Chorus Pro

Saviez-vous qu’en tant que gestionnaire principal ou secondaire de votre structure, vous pouvez dupliquer les droits d’un utilisateur afin d’attribuer ceux-ci à un autre utilisateur au sein de votre structure ?

Cette fonctionnalité a été conçue pour vous faire gagner du temps lorsque vous habilitez des utilisateurs à travailler au sein de votre structure. Elle vous permet de copier les droits d’un utilisateur source et de les attribuer à un ou plusieurs utilisateurs cibles.

Vous pourrez ainsi attribuer les mêmes droits à plusieurs utilisateurs sans avoir à effectuer les paramétrages manuels pour chacun d’eux.

Illustration de l'article "Dupliquer les droits d'un utilisateur"

Pour découvrir comment dupliquer les droits d’un utilisateur dans Chorus Pro, suivez le guide ci-dessous :

  1. Connectez-vous à Chorus Pro
  2. Accédez à l’onglet « Activités du gestionnaire »
  3. Descendez jusqu’au bloc « Historique de mes actions sur le rattachement et les abonnements »
  4. Cliquez sur le bouton « Dupliquer les droits d’un utilisateur »
  5. La page « Dupliquer les droits d’un utilisateur » s’affiche à l’écran. Vous pouvez à présent rechercher l’utilisateur dont vous voulez dupliquer les droits dans la partie « Utilisateur source à dupliquer », et rechercher le ou les utilisateurs cibles dans la partie « Utilisateur cible ».Illustration de l'article "Dupliquer les droits d'un utilisateur"
  1. Cliquez sur « Dupliquer » pour attribuer les droits de l’utilisateur source aux utilisateurs cibles.

 

illustration de la bonne pratique cotraitance soustraitance

Gérer la sous-traitance et la cotraitance sur Chorus Pro

Conformément à la réglementation, les sous-traitants et cotraitants déposent leurs factures de fournitures, de services ou de travaux sur Chorus Pro.

 

A la suite de ces dépôts, les titulaires ou mandataires doivent traiter ces factures et les adjoindre au dossier de facturation afin de parvenir au paiement des prestations effectuées.

Pour vous orienter dans ces différentes démarches, nous vous proposons deux fiches pratiques que vous trouverez ci-dessous.

 

Chacune d’elle est dédiée soit à la gestion de la sous-traitance soit à la gestion de la cotraitance sur Chorus Pro. Vous y trouverez une partie sur le dépôt de facture par le cotraitant ou le sous-traitant et une partie sur le traitement (validation ou refus) des pièces de facturation par le mandataire ou le titulaire.

  • Pour consulter la fiche pratique "Gérer la sous-traitance sur Chorus pro", cliquez ici
  • Pour consulter la fiche pratique "Gérer la cotraitance sur Chorus pro", cliquez ici

 

 

illustration de la bonne pratique Comment optimiser votre dépôt de facture PDF sur Chorus Pro

Comment optimiser votre dépôt de facture PDF sur Chorus Pro ?

Le dépôt de facture au format PDF pour le mode "Portail" est sans doute le moyen le plus simple pour transmettre vos factures aux entités publiques destinataires. En effet, Chorus Pro utilise un outil de reconnaissance de caractères qui lit les informations portées sur la facture PDF  afin de pré-remplir le formulaire de dépôt.

 

Afin de tirer le meilleur parti de la  reconnaissance de caractères, il convient de suivre certaines règles et bonnes pratiques en amont comme en aval du dépôt de la facture.

 

Phase n°1 : La préparation de la facture

Rédigez votre facture de manière claire et lisible avec votre éditeur de texte :

  1. Enregistrez votre facture au format PDF texte (pas de scan, ni d’image) ;
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître. Par exemple :
    • Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
    • Pour le numéro d'engagement : « Engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture ;
  4. Évitez les couleurs et les effets, et privilégiez un texte de couleur noire sur fond blanc.

Phase n°2 : Le dépôt de la facture

Enregistrez votre facture au format PDF dans un dossier correctement identifié sur votre ordinateur afin de gagner du temps lorsque vous chercherez le fichier à importer.

Il est fondamental que votre facture soit un PDF natif. En effet la reconnaissance de caractères ne fonctionne pas sur un PDF constitué à partir d’un scan ou d’une image.

Vous pouvez déposer votre facture au format PDF signé ou non signé.

 

Phase n°3 : Complétion et vérification des champs du formulaire de dépôt après enregistrement de la facture PDF

Une fois le traitement terminé, les champs du formulaire reconnus automatiquement sont affichés en surbrillance bleue.

La vérification des informations portées par le formulaire est une étape essentielle pour sécuriser les données de votre facture.

Cette étape requiert une attention particulière de votre part car il s’agira de vous assurer que l'ensemble des champs du formulaire de dépôt, y compris ceux pré-remplis par Chorus Pro, correspondent bien aux informations présentes sur votre facture PDF.

Pensez donc à :

  • Vérifier les informations reconnues par Chorus Pro à partir de votre facture PDF  et particulièrement le numéro de la facture ainsi que son montant ;
  • Corriger et mettre en conformité avec la facture PDF les informations qui ne sont pas correctement reprises dans le formulaire de dépôt ;
  • Compléter la facture en renseignant les informations qui n’ont pas été pré-remplies.

 

Point d’attention relatif au champ « N° d’engagement »

Dans certains cas ce champ comporte, outre le n° d’engagement, des caractères additionnels tels que des espaces avant ou après le numéro, la mention « EJ », etc. Ces caractères ont été reconnus à tort comme faisant partie du numéro d’engagement.
Le message « L’engagement XXXXXX n’existe pas » empêche alors de soumettre la facture.

Il est donc recommandé de vider le contenu du champ (par exemple en utilisant les combinaisons de touches « CTRL » + « A » et « Suppr »), puis de saisir directement le numéro d’engagement.

 

 

N’hésitez pas à vérifier les champs de votre facture, ces contrôles vous permettront de gagner du temps et d’éviter des messages d’erreur au moment de l’envoi !

 

Pour connaître le détail des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot, et en particulier le volet "Règles de reconnaissance des caractères" en annexe de cette page.

Pour  obtenir la liste des données obligatoires d’une facture sur le site suivant, rendez-vous sur la page https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

 

Ecran d'accueil Chorus Pro avec fenêtre ClaudIA ouverte

Suivez vos factures à travers votre assistante virtuelle ClaudIA

ClaudIA, l’assistance conversationnelle de Chorus Pro propose aux utilisateurs de Chorus Pro une offre de fonctionnalités riche et variée, parmi lesquelles le suivi des factures.

Ainsi, un utilisateur peut obtenir en quelques clics une information sur le traitement de sa facture déposée dans Chorus Pro, quel que soit le statut de celle-ci. Le suivi des factures via l’assistant virtuel ClaudIA est disponible pour tous les types de factures : factures, factures de travaux, mémoires de frais de justice et demande de remboursement des taxes sur les carburants non routiers par les agriculteurs.

 

Pour pouvoir en bénéficier :

  • Connectez-vous à votre compte Chorus Pro
  • Ouvrez la fenêtre de chat de ClaudIA en cliquant sur l'avatar
  • Cliquez sur " Je veux des informations sur une facture ou un virement reçu"
  • Cliquez ensuite sur la bulle "le suivi d'une facture, d'un mémoire ou d'une demande de remboursement TIC"

 

Capture d'écran 1 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudI

 

Il ne vous reste plus qu'à saisir exclusivement le numéro de votre facture (sans ajout de caractère complémentaire).

Après quelques instants, elle vous affichera une succession d'information dont :

  • Le destinataire
  • Le statut de la facture
  • La date à laquelle elle a changé de statut

Plusieurs options vous seront ensuite proposées par ClaudIA, à savoir :

  • Contacter le service destinataire
  • Afficher le détail de la facture recherchée
  • Afficher le commentaire laissé par le service destinataire à votre attention le cas échéant, lors d’un rejet par exemple

xemples de recherches de factures par ClaudIa

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance Chorus Pro.

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