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Marchés de travaux, pensez à la fiche d'identité du marché

Avant d'utiliser Chorus Pro, les contractants d’un marché sont invités à remplir une fiche identité du marché.

Cette fiche permet de  formaliser le processus de facturation entre les différents acteurs du marché : qui dépose quoi et quelles sont les informations à saisir (SIRET, numéros d’engagement juridique, codes services, cadres de facturation…) :

 

 

Un modèle est disponible sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

Des services pour faciliter l'utilisation de Chorus Pro

Votre premier réflexe, La Communauté Chorus Pro.
Le site Communauté Chorus Pro est là pour vous apporter toute l'information dont vous avez besoin pour utiliser Chorus Pro en toute autonomie.

 

ClaudIA, votre assistante personnelle

L'assistante virtuelle Claudia répond à vos questions de façon immédiate.

 

Pour cela, il vous faut :

  • Cliquez sur le bouton Besoin d'aide ? Posez une question (de préférence lorsque vous êtes connecté pour des réponses plus adaptées à votre contexte)
  • Saisissez votre question ou utilisez les options proposées par ClaudIA

Soyez précis dans la formulation de vos questions (Privilégiez des phrases concises)

Disponible 24h sur 24 sur le site https://chorus-pro.gouv.fr , n'hésitez pas à vous y référer !

 

ClaudIA n'a pas répondu de façon satisfaisante ?

Vous pouvez être mis directement en relation avec un conseiller support en LiveChat. Il faut ainsi :

  • Saisir une question et indiquer à ClaudIA via le pousse rouge que la réponse apportée n'est pas satisfaisante
  • Un message apparait alors, vous demandant de précisez le dysfonctionnement rencontré
  • ClaudIA vous propose alors d'être mis en relation avec un agent en LiveChat

Votre question requiert une analyse plus approfondie ? Le conseiller LiveChat vous proposera une rendez-vous téléphonique.

 

Vous avez un problème technique bloquant ?

Vous devrez émettre une sollicitation au support.
Les opérateurs supports sont à votre disposition pour résoudre le problème rencontré.

Tout comme dans le cas de notre assistante virtuelle ClaudIA, 2 modes s'offrent alors à vous :

  • Le mode connecté, dans l'espace Sollicitations émises du portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
  • Le mode non connecté, à travers le lien Nous contacter en bas de la page d’accueil de Chorus Pro, en remplissant le formulaire proposé.

 

Comment changer votre SIRET dans Chorus Pro ?

Chaque entité, publique ou privée, se voit attribuer, lors de son immatriculation, un numéro de SIRET composé du :

  • code SIREN (9 chiffres) qui désigne l’entreprise
  • code NIC (5 chiffres) permettant l’identification géographique de chacun des établissements d’une entreprise

 

Le SIREN désignant l’entreprise n’a pas vocation à évoluer entre l’immatriculation et la cessation d’activité. En cas de déménagement, de changement d’adresse ou de transfert du siège social, c’est donc sur les cinq derniers chiffres correspondant au NIC que s’effectuera la modification du numéro de SIRET.

Dans Chorus Pro, que ce soit pour une structure privée ou publique (hors collectivités locales), il n’est pas nécessaire de passer par une sollicitation pour effectuer ce changement. En effet, si vous êtes le gestionnaire principal ou secondaire, vous avez la possibilité d’intervenir immédiatement sur la structure pour procéder à la modification.

 

A partir de l’espace « Activités du gestionnaire », dans le bloc « Mes structures » cliquez sur l’icône (crayon) vous permettant d’accéder à la fiche de la structure concernée.

1. Cliquez ensuite sur sur le bouton « Modifier l’identifiant »

2. Une fenêtre vous informe que la structure initiale sera désactivée. Une nouvelle structure sera alors créée par recopie.

Toutes les informations de la structure inactivée seront reprises sur la nouvelle structure (données de la structure, services, utilisateurs… ) à l’exception des éléments suivants : le mandat de facturation, le compte utilisateur technique, les informations de raccordement et le numéro PACAGE pour les agriculteurs.

 

Cliquez sur « Continuer » :

 

Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant » puis cliquez sur « Continuer »

 

Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la structure dupliquée.

 

Cliquez enfin sur le bouton « Valider » en bas de votre écran afin de confirmer le changement de SIRET.

 

Les rattachements des utilisateurs ainsi que leurs accès aux espaces restent inchangés. Si certains d’entre eux utilisent le mode « saisie » pour l’envoi de leurs factures à leurs destinataires, pensez à souscrire un mandat de facturation pour votre nouvelle structure. Cette action n’est à effectuer qu’une seule fois afin d’autoriser Chorus Pro à transmettre des pièces de facturation en votre nom.

L’ancienne structure est en revanche désactivée. Les factures émises ou reçues avant la désactivation peuvent toutefois être consultées et traitées.

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique.

 

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

Annuaire des entités publiques : ce qu’il faut savoir

En tant qu’émetteurs de factures, il est important de consulter les informations obligatoires pour la facturation de vos clients publics : identifiant, destinataire, service et code service, statut, paramètres obligatoires (engagement et code service).

 

A quoi sert l’annuaire des structures publiques ?

 

  • Vérifier si la structure publique destinataire de votre facture est bien active sur Chorus Pro
  • Obtenir la raison sociale ou les coordonnées du destinataire de votre facture
  • Déterminer si vous devez renseigner le code service et/ou le numéro d’engagement juridique pour l’acheminement de votre facture
  • Vérifier si le destinataire de votre facture effectue une remontée de statut Mise en paiement ou non
  • Déterminer, dans le cadre des marchés de travaux, si une maitrise d’ouvrage est présente dans la structure destinataire de votre facture

 

Où trouver l’annuaire ?

 

L’annuaire est accessible :

  • Sous le portail, en mode déconnecté, sous forme de moteur de recherche pour les informations élémentaires. En le téléchargeant, sous forme de fichier .csv
  • Dans la documentation sur la Communauté Chorus Pro, sous forme de fichier XML ou XLS :

  • En EDI, par un système d’abonnement au flux FAR37 via l’espace « Raccordements EDI et API » sur Chorus Pro
  • En API, grâce aux services permettant de télécharger ou consulter l’annuaire, détaillés dans les Annexes API des Spécifications externes

 

Pour accéder à l'annuaire, cliquez ici.

Pour accéder au guide d'utilisation de l’annuaire des structures publiques, cliquez ici.

Comment afficher un DUME au format page web

Les DUME (Dossiers Uniques de Marché Européens) dématérialisés se présentent sous forme de fichier XML, format informatique structuré officiel choisit par l'Union Européenne.

Sa lecture semble complexe de prime abord dans la mesure où il est avant tout conçu pour être exploité informatiquement, et non pour être lu tel quel.

 

Mais saviez-vous qu’il est néanmoins possible à n’importe qui d’afficher un DUME au format page web pour pouvoir prendre connaissance de son contenu aussi confortablement qu’on lit son journal ou bien son roman préféré ?

 

Pour ce faire, aucune compétence particulière en informatique n’est requise. Il suffit de disposer d’un accès à Internet et du fichier XML qu’on souhaite lire ou bien de son intitulé (un identifiant de 8 caractères alphanumériques).

 

A partir du moment où vous disposez de ces éléments, rendez-vous sur la page d’accès au DUME ( https://dume.chorus-pro.gouv.fr ), et visualisez votre DUME en 3 étapes :

  • Cliquez sur le bouton qui correspond à votre profil : Acheteur si vous êtes une entité publique ou Entreprise si vous êtes une entreprise
  • Cliquez sur le bouton « Visualiser un DUME »
  • Faites glissez votre fichier sur la fenêtre « Déposer votre DUME », ou bien saisissez son identifiant dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur « Suivant ».

 

 

Votre DUME s’affiche aussitôt en toutes lettres sur une page web. Vous n’avez plus qu’à le lire tranquillement. Résistez toutefois à la tentation de l’imprimer. Le DUME, comme les factures, c’est mieux dématérialisé !

Quand doit-on recycler une facture ?

 

En tant que destinataire de factures, Chorus Pro vous permet de traiter vos factures dès leur mise à disposition dans l'onglet « synthèse » de l'espace « factures reçues ».

En fonction de leur cycle de vie, les factures passent par différents statuts (à recycler, suspendue, rejetée, service fait, mandatée, etc.).

 

Lorsque le destinataire détecte qu’une facture lui a été adressée par erreur, il a la possibilité de la traiter en lui attribuant le statut « à recycler ».

L’émetteur reçoit une notification par mail. Il pourra alors, sans avoir à ressaisir la facture,  modifier les informations ci-dessous :

  • Le SIRET
  • Le code service
  • Le numéro d’engagement juridique.

 

La facture est ensuite envoyée au bon destinataire. Elle passe alors au statut « mise à disposition ».

Pour plus d’informations sur le traitement d’une facture et ses différents statuts ou sur toute autre action liée à son traitement, n’hésitez pas à consulter le guide utilisateur Traiter une facture sur la Communauté Chorus Pro à partir de l’onglet « Documentation ».

 

Les règles qui régissent les pièces jointes dans Chorus Pro

Dans chorus Pro, les pièces jointes doivent respecter des règles de nommage,;de format et de taille quel que soit le mode de dépôt.

 

  • Le nom d’une pièce jointe est limité à 50 caractères maximum. L’extension associé au nom de la pièce jointe est obligatoire et est comprise dans le décompte des 50 caractères.

 

  • Les formats de pièces jointes complémentaires acceptés sont les suivants : .BMP, .GIF, .FAX, .ODT, .PPT, .TIFF, .XLS, .BZ2, .GZ, .JPEG, .P7S, .RTF, .TXT, .XML, .CSV, .GZIP, .JPG, .PDF, .SVG, .XHTML, .XLSX, .DOC, .HTM, .ODP, .PNG, .TGZ, .XLC, .ZIP, .DOCX, .HTML, .ODS, .PPS, .TIF, .XLM, .PPTX

 

  • La taille des pièces jointes dans les dossiers déposés sur Chorus Pro dépend du type de pièce et du mode de dépôt du dossier.
    • Pour un dépôt portail ou API :
      • chaque pièce jointe unitaire ne peut excéder 10 M0,
      • le dossier de facturation (facture et pièces jointes complémentaires) ne peut excéder :
        • 120 M0 en saisie ou dépôt PDF
        • 30 M0 en dépôt de lot XML.
    • Pour un dépôt EDI, la taille limite d’un flux est de 1 Go.

Les entités exclues de Chorus Pro

L’ordonnance précitée du 26 juin 2014 a été prise en application de la loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, qui l’autorise à prendre toute mesure permettant le développement de la facturation électronique dans les relations de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs avec leurs fournisseurs par l’institution d’une obligation de transmission dématérialisée des factures, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées et de leur capacité à remplir cette obligation.

 

Sont en revanche exclus de cette obligation de réception (liste non exhaustive) :

 

  •  les collectivités d’outre-mer (à savoir Saint-Martin, la Polynésie-française, Wallis-et-Futuna, la Nouvelle-Calédonie et les Terres australes antarctiques françaises) à l’exception de Saint-Pierre-et-Miquelon et Saint-Barthélémy ;
  •  les groupements d’intérêt public (GIP) nationaux et locaux ;
  • les autorités publiques indépendantes (API) ;
  • les groupements de coopération sanitaire de droit public (GCS) ;
  • les autres formes de coopération dans le domaine sanitaire :
    • syndicat inter hospitalier,
    • communauté hospitalière de territoire,
    • groupement hospitalier de territoire ;
  • les groupements de coopération sociale et médico-sociale (GCSMS) ;
  • les associations syndicales autorisées ;
  • les associations foncières rurales ;
  • les sociétés d’économie mixte.

 

L’obligation de recevoir les factures sous forme dématérialisée est toutefois applicable à toutes entités publiques ou privées (par exemple, aux sociétés d’économie mixte, groupements de coopération sanitaire ou groupements d’intérêt public, ainsi qu’aux sociétés publiques locales et à toutes sociétés privées) lorsqu’elles agissent au nom et pour le compte de l’État, d’une collectivité territoriale ou d’un de leurs établissements publics respectifs, dans le cadre d’un mandat.

 

Source : DGFiP

Comment transférer les droits du gestionnaire principal quand il a quitté la structure ?

Dans Chorus Pro, l’utilisateur qui crée une structure en devient par défaut le gestionnaire principal, ce qui lui donne accès aux fonctions d’administration de la structure et des utilisateurs qui y sont rattachés.

Lorsque le gestionnaire principal quitte l’entité (structure) sans avoir au préalable transféré son rôle à un autre  utilisateur, seul le support Chorus Pro est en mesure de positionner un nouveau gestionnaire principal.

L’utilisateur auquel on souhaite attribuer le rôle de gestionnaire principal doit impérativement disposer d’un compte actif dans Chorus Pro.

 

Comment solliciter le support pour un transfert de rôle de gestionnaire principal ?

1. Un gestionnaire de l’entité (structure) doit envoyer une sollicitation depuis l’espace « Sollicitations émises», onglet « Saisir sollicitation» en sélectionnant la catégorie « Gestion des structures et utilisateurs» et la sous-catégorie  « Modification des droits des utilisateurs ».

 

2. Il est nécessaire de joindre à la sollicitation un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert de GP. Ce certificat doit être signé par le responsable de la structure attestant la demande.

 

Télécharger ici le support pour les entités publiques

Télécharger ici le support pour les entités privées

 

Précision concernant le transfert de rôle GP pour une structure publique (hors Etat)

 

Les gestionnaires principaux ou secondaires de la sphère publique hors Etat ont l’obligation de disposer d’un compte PIGP (Portail Internet de la gestion publique). Afin de vérifier cette obligation, des contrôles bloquants ont été ajoutés dans Chorus Pro depuis le 30/07/2018.

Dans le cas où l’utilisateur qui sera désigné en tant que gestionnaire principal ou secondaire ne dispose pas d’un compte PIGP, il devra en faire la demande auprès de son comptable public ou du responsable dématérialisation de la Direction régionale ou départementale des finances publiques de son département.

 

Pour aller plus loin :

*Pour plus d’informations concernant la procédure relative à la saisie d’une sollicitation, veuillez-vous référer au guide utilisateur  « Saisir une sollicitation et suivre son traitement » disponible sur la Communauté Chorus Pro, en cliquant sur ici.

*Si vous souhaitez de plus amples informations sur la gestion des demandes de rattachement à des structures ou d’abonnement à des espaces, n’hésitez à consulter notre guide utilisateur «  Administrer les structures et les utilisateurs ».

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