Le dossier de facturation regroupe l’ensemble des pièces déposées par les acteurs pour chaque facturation mensuelle ou finale. A chaque demande de paiement, un dossier de facturation accessible au fournisseur, à la MOE et à la MOA est créé et est alimenté au fur et à mesure que les acteurs déposent leur pièces.

Les pièces déposées par chaque acteur sont différentes en fonction de l’avancement du marché :

La transmission des pièces dans Chorus Pro peut se faire de deux manières :

• Sans référence à une pièce existante (dépôt initial). Dans ce cas, un nouveau dossier de facturation est initialisé.
• En faisant référence à une pièce précédemment transmise (association). Celle-ci est alors automatiquement associée au même dossier de facturation.

Lorsqu’une action est attendue sur une pièce du dossier de facturation, Chorus Pro en informe par mail le fournisseur, la MOE et la MOA. Deux autres notifications sont également émises par Chorus Pro :

• Lorsqu’un acteur (MOE, MOA) a enrichi le dossier de facturation en déposant une nouvelle pièce
• Lorsque la demande de paiement passe à l’état « Mise en paiement »

Le cadre de facturation permet d’identifier le document déposé ainsi que l’acteur en charge du dépôt. Cette information est renseignée pour chaque pièce transmise.

Les factures de travaux peuvent être transmises selon les 3 modes possibles via Chorus Pro (EDI, dépôt PDF en mode Portail ou Service), cependant les 3 modes ne couvrent pas tous les cadres de facturation :

• Le mode EDI peut être utilisé uniquement par le fournisseur (sous-traitant, cotraitant, titulaire ou mandataire) et lors de l’initialisation d’un dossier de facturation. Ce mode ne permet pas « l’association » des pièces et donc l’alimentation du dossier de facturation.
• Les modes portail et service (API) couvrent l’ensemble du périmètre de la fonctionnalité « Factures de travaux ».

Référez-vous au détail des modes de transmission pris en charge par chaque cadre de facturation dans le tableau en annexe.

Ci-après, le processus nominal de transmission d’une facture dans Chorus Pro en cours de marché :

Ci-après, le processus nominal de transmission d’une facture dans Chorus Pro en fin de marché :

Pour gérer des cas particuliers très spécifiques, le portail de services Chorus Pro permet également des dépôts suivant des processus dérogatoires éliminant du circuit prévu dans l’outil un ou plusieurs acteurs intermédiaires.

Ainsi un acteur (par exemple de niveau fournisseur), peut se substituer à un autre (par exemple de niveau MOE) pour déposer une pièce, ou bien une entité publique peut décider de ne pas modéliser sa MOA dans Chorus Pro et demander la réception directe des projets de décompte dans son outil de gestion grâce au cadre de facturation A6 (Pièce de facturation de travaux transmise au service financier).

L’utilisation d’un cas de gestion dérogatoire est de nature purement technique. Elle n’exempte en rien du respect des processus décrits dans le CCAG Travaux. Ainsi, si une MOA n’est pas identifiée dans Chorus Pro, elle devra tout de même intervenir dans la revue des états d’acompte hors outil.

Il convient de ne pas abuser de ce type de circuits au risque de perdre tous les avantages de Chorus Pro en termes de transparence et de traçabilité des facturations. Notamment, les outils informatiques de gestion dédiés aux marchés de travaux qui utilisent parfois encore le cadre A6 pour intégrer les projets de décompte peuvent aisément se raccorder à Chorus Pro en API pour gérer la totalité des cadres de facturation.

Dans tous les cas, l’utilisation d’un circuit dérogatoire doit impérativement faire l’objet d’un accord préalable entre l’ensemble des parties prenantes (titulaire, sous-traitants, maître d’œuvre, maître d’ouvrage), dans le respect du cycle de dépôts prévus par le CCAG.

Pour éviter toute confusion, avant de déposer votre facture sur Chorus Pro, pensez à formaliser le circuit de facturation du marché avec la MOA. Vous pouvez utiliser la fiche d’identité du marché afin d’identifier les acteurs et les cadres de facturation à utiliser. Ce document est disponible à l’adresse suivante : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/

Afin de réguler les délais contractuels de production des pièces de travaux, le CCAG Travaux prévoit, au titre des articles 12.4.4 et 12.4.5 que :

Si la MOA n’a pas traité le projet de décompte général établi par la maîtrise d’œuvre dans les délais impartis, le fournisseur transmet à la MOA un projet de décompte général dans le cadre d’une procédure tacite (A22*). Sans retour de la part de la MOA en temps voulu, le fournisseur peut déposer un décompte général définitif tacite (A23*).

Si le fournisseur n’a pas renvoyé le décompte général établi par la maîtrise d’ouvrage signé (avec ou sans réserve) dans les délais impartis, la MOA peut déposer le décompte général, devenu définitif (A25*) afin qu’il soit transmis au service financier de la structure publique. En l’absence de l’inscription de la MOA sur Chorus Pro, la MOE peut déposer le décompte général et définitif tacite en utilisant le cadre de facturation A24.

*cadre de facturation à utiliser pour la transmission de ces documents

Lorsque le sous-traitant d’un titulaire de marché est admis au paiement direct, il peut être payé directement par la personne publique pour la partie du marché dont il assure l’exécution. La validation par le titulaire du marché est néanmoins nécessaire.

Principes applicables :

• Le sous-traitant transmet une demande de paiement via Chorus Pro pour les prestations relevant de son périmètre (cadre de facturation A10) . Le titulaire du marché dispose d’un délai de 15 jours pour la traiter.
• Dans le cadre des marchés de travaux, conformément à l’article 12.5.1 du CCAG Marchés de travaux, la maîtrise d’œuvre reçoit la demande de paiement du sous-traitant.
• Chorus Pro notifie par courriel le titulaire de l’émission d’une demande de paiement d’un sous-traitant.
• Dans tous les cas (acceptation, refus ou non intervention du titulaire dans Chorus Pro dans le délai de 15 jours), la demande de paiement est acheminée à la MOE.

Pour traiter une demande de paiement, le titulaire peut se référer à la documentation "Gérer les factures de sous-traitance, cotraitance" disponible sur la Communauté Chorus Pro.

Dépôt avec facture d’un sous-traitant dans le portail de services Chorus Pro :

Dans le cadre des marchés de travaux, le cotraitant dépose une demande de paiement pour visée par le mandataire (cadres de facturation A13, A14).

Une fois la validation effectuée, la MOE accepte ou rectifie le projet de décompte mensuel qu’elle transmet ensuite en pièce jointe à son état d’acompte. Autrement dit, le processus de facturation suit son cours tel que décrit au CCAG des travaux.

En cas de refus par le mandataire, le processus s’arrête.

Chaque cotraitant dépose ses propres factures dans Chorus pro, la notion de groupements d’entreprises n’existe pas dans l’application.

Dépôt avec facture d’un cotraitant dans le portail de services Chorus Pro :

L’utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux nécessite :

1. La création d’un compte utilisateur

2. La création d’une structure (si celle-ci n’existe pas déjà) autrement dit l’identification du SIRET de l’entreprise dépositaire du document dans l’outil. Chaque acteur doit déposer ses documents sous sa propre structure.

3. L’accès à l’application « Factures de travaux »

4. L’adhésion à un des 3 modes de transmission :

• Le mode Portail offre un accès gratuit aux fournisseurs dédié à la saisie et au dépôt des factures
• Le mode Service (API) permet d’intégrer les services du Portail au système d’information du fournisseur
• Le mode EDI permet des échanges d’informations par flux issus des systèmes d’information en s’appuyant sur des formats standardisés

Pour en savoir plus sur ces notions, vous pouvez consulter les guides utilisateurs disponibles à l’adresse : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr

Pour accéder à l’application Facture de travaux à partir du Portail de service, il suffit de sélectionner le domaine Facturation, dans l’Accueil.

Puis de choisir Accéder dans l’application Factures de travaux.

La procédure de dépôt d’une pièce dans le portail de services Chorus Pro s’effectue en 3 étapes à partir de l’onglet Déposer dans l’application Factures de travaux de la solution.

Depuis l’application « Factures de travaux », cliquez sur l’onglet « Déposer »

1. Sélectionnez le cadre de facturation adéquat, proposé dans la liste déroulante

2. Précisez votre structure

3. Si vous avez mis en place des services sur votre structure, sélectionnez en un.

Parmi la liste suivante, sélectionnez le cadre de facturation

Pour les fournisseurs :

A4 : Projet de décompte mensuel

A5 : Etat d’acompte

A6 : Pièce de facturation transmise au service financier

A7 : Projet de décompte final

A8 : Projet de décompte général définitif

A22 : Projet de décompte général (cadre procédure tacite)

A23 : Projet de décompte général et définitif tacite

Pour les sous-traitants :

A10 Demande de paiement dans le cadre des marchés de travaux

Pour les cotraitants :

A13 Projet de décompte mensuel

A14 Projet de décompte final

Identifiez la maîtrise d’œuvre (MOE) et la maîtrise d’ouvrage (MOA). Pour cela, saisissez directement leur SIRET dans le bloc correspondant ou bien cliquez sur le bouton « Recherche Avancée » pour le retrouver dans l'annuaire Chorus Pro.

Si vous avez opté pour l'option "Recherche Avancée", renseignez un ou plusieurs critères de recherche tels que la raison sociale, le numéro de SIRET, la ville…

Validez votre choix et sélectionnez la structure dans les résultats de la recherche.

1. Renseignez le numéro et la date de la facture. Chaque facture déposée sur Chorus Pro par une entité donnée doit avoir un numéro unique par année de création. Si un doublon est identifié, un message de rejet apparaîtra lors de l'enregistrement de la facture ou de son envoi.

2. Renseignez la devise et le type de TVA. En cas d’auto-liquidation de la TVA, choisissez l’option « sans TVA »

3. Renseignez les montants totaux globaux de votre facture

4. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir différentes lignes par taux de TVA dans le bloc « Détail TVA ». Ces données ne sont pas obligatoires; le détail de votre facture sera précisé sur le PDF téléchargé et ses pièces jointes.

5. Vous pouvez désormais soit valider et envoyer  la facture ou l'enregistrer au format brouillon

Lorsque vous enregistrez la facture, des contrôles sont opérés par Chorus Pro. Vous êtes alors alerté dans les cas où :

• Un champs obligatoire est manquant sur la facture

• La maîtrise d’œuvre n’a pas ouvert l’espace « Factures de travaux » pour recevoir votre facture

Vous pouvez :

• Supprimer une ou des pièces jointes
• Télécharger une ou des pièces jointes
• Gestion des pièces jointes vous permet d'ajouter ou supprimer des pièces jointes

Pour chacune des pièces importées, vous pouvez consulter, télécharger ou supprimer la pièce jointe

Cliquez sur « Valider et envoyer » :

Une fenêtre s’affiche. Confirmez l’envoi de votre facture de travaux en cliquant sur « Confirmer et envoyer ».

Le récapitulatif d'envoi s'affiche à votre écran, vous pouvez donner votre avis sur la qualité du service en ligne mis à disposition pour le dépôt de vos factures en cliquant sur le bouton "Je donne mon avis" présent sur ce récapitulatif.

Un dossier de facturation est alors créé permettant ainsi aux autres acteurs d’y associer leurs pièces. À vous de suivre l’évolution de son traitement.

Si la MOE n’a pas traité le projet de décompte mensuel dans un délai de 7 jours, le fournisseur déposant et la MOA destinataire peuvent recevoir des notifications les informant de l’absence d’intervention sur le document.

Vous pouvez ensuite exporter le certificat de dépôt et, si vous le souhaitez, revenir dans le dossier de facturation :

Vous serez notifié par courriel du changement de statut opéré sur votre facture (ex : mise à disposition, refusée, suspendue) et du dépôt d’une nouvelle pièce dans le dossier de facturation.

En tant que fournisseur, dans l’espace « Factures de travaux », vous avez la possibilité depuis l’onglet « Synthèse » de traiter une facture refusée ou suspendue par la MOE.

• L’onglet « Archives » : recherche des factures non modifiées depuis plus de deux ans

Cliquez sur le numéro de la facture pour la consulter.

Plusieurs actions sont possibles :

Suivre le traitement pour obtenir l’historique des actions effectuées sur cette pièce du dossier de facturation

Consulter le dossier de facturation

Valider et renvoyer, après avoir effectué les modifications nécessaires demandées par le destinataire

Gérer le refus : erreur dans les données d’acheminement

Dans le cas du « refus » de sa facture par la MOE, le fournisseur est habilité à ré-exploiter les données de sa facture afin de faciliter la nouvelle émission vers Chorus Pro. Le refus est dû à une erreur d’identification du destinataire (mauvais maître d’œuvre/d’ouvrage, valideur)

Vous avez la possibilité de corriger et réémettre la facture originale en identifiant le destinataire en erreur tout en conservant le même numéro de facture.

• Cliquez sur le numéro de la facture depuis l’onglet « Synthèse »
• Rectifiez la structure destinatrice en tapant le SIRET approprié
• Validez et envoyez la facture

Gérer la suspension : pièces justificatives manquantes

Si une ou plusieurs pièces justificatives indispensables au mandatement ou à la comptabilisation de la facture sont manquantes, le maître d’œuvre peut suspendre votre facture.

Vous avez la possibilité de compléter et réémettre la facture originale en ajoutant des pièces jointes complémentaire tout en conservant le même numéro de facture.

• Cliquez sur le numéro de la facture depuis l’onglet « Synthèse ».
• Ajoutez ensuite les pièces jointes manquantes
• Validez et renvoyez la facture

La facture passe ensuite au statut « complétée ».

Depuis l’espace « Factures de travaux », cliquez sur l’onglet « Rechercher » pour rechercher une facture déjà traitée.

Sélectionnez le rôle « Fournisseur » et précisez si besoin la structure et/ou le service émetteur :

Complétez un ou plusieurs des critères de recherche suivants :

• type de pièce, destinataire, cadre de facturation, période d’émission, état courant
• Accédez aux critères de recherche avancés (montant de la facture,…) en cliquant sur

Cliquez sur « Rechercher ». Les résultats de la recherche s’affichent. Vous pouvez exporter la liste des résultats sous format XML en cliquant sur

Cliquez sur le numéro de la facture pour la consulter. L’écran de consultation s’affiche vous rappelant les éléments de la facture.

Plusieurs actions sont possibles :

Télécharger la facture au format PDF

Visualiser la facture

Suivre le traitement pour obtenir l’historique des actions effectuées sur cette pièce du dossier de facturation

Consulter le dossier de facturation

Exporter le certificat de dépôt

Cliquer sur Consulter le dossier de facturation vous permet d’obtenir toutes les pièces du dossier de facturation relatives à la facture.

Consulter une facture au format PDF

Télécharger une facture

Télécharger toutes les pièces du dossier de facturation

L’onglet « Tableau de bord » permet de retrouver et de suivre l’évolution du traitement des factures selon leurs statuts (voir détail en annexes).

Cochez « Fournisseur » et cliquez sur « Afficher le tableau de bord » :

Les résultats de la recherche s’affichent. Vous avez la possibilité d’exporter ce résultat sous format XML en cliquant sur

Le premier niveau s’affiche : Par structure

En cliquant sur le nom de la structure, vous retrouverez les factures réparties par service puis par cadre de facturation.

Second niveau : Par service

Les factures non rattachées à un service sont présentées sur la ligne nommée « sans service ».

Troisième niveau : Par cadre de facturation

Sélectionnez le nombre affiché pour accéder au détail (tableau exportable sur Excel)

Le Code général des impôts impose que les factures transmises par voie électronique soient conservées dans une liste récapitulative par les entreprises émettrices et réceptrices de factures. Les fournisseurs recourant à Chorus Pro disposent de cette fonctionnalité, pour y accéder :

Cliquez sur l’onglet « Liste fiscale ».

L’écran ci-contre s’affiche :

Renseignez vos critères de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher ». Vous avez la possibilité d’exporter les résultats de votre recherche.

Les factures traitées il y a plus de 2 ans sont conservées dans l’onglet « Archives ».

L’onglet « Archives » permet de sélectionner un ou plusieurs critères de recherche afin de trouver vos factures. Le bloc Synthèse des critères résume les critères sélectionnés.

Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher » ou « Réinitialiser » pour recommencer.

Le fournisseur est identifié sur l’ensemble des pièces des marchés de travaux y compris lorsqu’il n’est pas émetteur de la pièce transmise ou qu’il n’intervient pas dans le processus de facturation. Le fournisseur a la possibilité de déposer les pièces du dossier de facturation suivantes :

Début 2024, dans la perspective de la mise en place à venir d'une nouvelle "bulle" dédiée aux factures de travaux, trois nouveaux flux ont été mis en œuvre avec de nouveaux codes interface.

Ces nouveaux flux sont strictement identiques aux flux existants mais sont destinés à véhiculer exclusivement des factures de travaux là où les anciens flux permettaient de déposer aussi bien des factures simples que des factures de travaux :

• Format XML structuré : FSO1130A (copie du flux FSO1100A)
• Format XML mixte : FSO1131A (copie du flux FSO1110A)
• Format PDF/A-3 (Factur-x) : FSO1137A (copie du flux FSO1117A)

Cette évolution est sans impact sur les anciens flux (FSO1100A, FSO1110A et FSO1117A) qui peuvent toujours être utilisés. Les trois nouveaux flux dédiés aux factures de travaux peuvent être déposés en mode EDI, API ou PORTAIL.