La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.
Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) qui dispose qu’il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles documentés et permanents permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.
1 – Qu’entend-t-on par « piste d’audit fiable » ?
Il s'agit d'un ensemble de contrôles (documentés et permanents) mis en place par les entreprises permettant d'établir le lien entre les factures émises et les livraisons de biens ou prestations de services qui sont facturées.
La piste d'audit doit permettre, en cas de contrôle fiscal, de reconstituer le processus de facturation, depuis son origine (marché, devis, bon de commande, bon de livraison,...) jusqu'à la facture et le relevé d'opérations bancaire.
Toute opération doit pouvoir être justifiée par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.
Les contrôles mis en place doivent être « suffisamment » documentés : l’exigence de l'administration quant à la description de ces contrôles dépendra de la taille de l'entreprise, du nombre de factures émises et des moyens employés (humains et financiers) dans la réalisation de ces contrôles.
2 – Quelle est l’approche de la réglementation vis-à-vis de la « piste d’audit fiable » ?
En termes d’objectifs, l’article 289-V du CGI dispose que « l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation ».
Il s’agit donc avant tout d’une obligation de moyens.
En effet, si la réglementation définit précisément les objectifs de la « piste d’audit fiable », elle laisse aux entreprises une très grande liberté dans ses modalités de mise en œuvre.
Ainsi, la piste d’audit est réputée fiable dès lors que « l'administration peut établir le lien entre les pièces justificatives, et entre celles-ci et les opérations réalisées » (BOFIP, II-b-150).
Le Bulletin Officiel des Finances Publiques précise que les contrôles « permettent d'établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l'opération facturée » (BOFIP II-a-90). L’idée est tout simplement de se prémunir de la fraude et des « fausses factures ».
3– Je passe de la facturation papier à la facturation électronique : dois-je mettre en place une piste d’audit fiable ?
La notion de « piste d’audit fiable » s’applique également à la facturation papier comme précisé à l’article 289-VII-1 du CGI.
Si vous avez déjà émis des factures, vous devez d’ores et déjà disposer d’une piste d’audit fiable, afin d’être en capacité de démontrer la réalité de la facturation par rapport aux prestations effectuées.
4 – Dois-je acquérir un nouveau système d’information pour gérer la piste d’audit fiable et transmettre mes factures électroniques ?
Le code des impôts ne porte pas l’obligation de se doter d’un outil informatique pour gérer et sécuriser votre chaine de facturation.
Vous pouvez gérer vos contrôles autrement, et ce pourvu que vous soyez en capacité de démontrer une « piste d’audit fiable ».
Cependant si vous disposez d’un outil de facturation ce dernier pourra éventuellement proposer l’ensemble des fonctionnalités permettant d’assurer la piste d’audit et de transférer vos factures directement à Chorus Pro.
A contrario, vous avez la possibilité de déposer votre facture au format PDF ou de la saisir directement sur le portail.
Assurer la traçabilité de votre chaine de facturation ou envoyer vos factures de manière automatisée c’est un choix à opérer en prenant en considération les moyens humains et financiers dont vous disposez.
Références utiles :
