Comment gagner du temps lors du dépôt de ma facture PDF ?

Le dépôt de factures au format PDF sur le portail est aujourd’hui le mode privilégié par les PME/TPE et micro-entreprises sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures PDF pour gagner du temps lors de leur dépôt.

Rédigez des factures claires et lisibles par Chorus Pro

Chorus Pro a été configuré de manière à récupérer les données directement de votre facture PDF afin de pré-remplir le formulaire de dépôt.

Pour profiter de ces capacités de reconnaissance automatique de données de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scan, ni d’image)
Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
- Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
- Pour le numéro d'engagement : « engagement », « EJ », « commande »
Laissez un espace entre chaque champ de la facture
Evitez couleurs et effets, et privilégiez le noir sur fond blanc

Pour connaître le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

Enregistrez vos factures au format pdf

Votre fichier doit être un PDF natif (pas de scan, pas d'image). Pour ce faire, accédez à votre facture et cliquez « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

Puis enregistrez votre facture au format PDF à l’emplacement souhaité.

Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture PDF

Chorus Pro permet de déposer vos factures PDF sans signature électronique.

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

Ces bonnes pratiques vous permettront de déposer rapidement votre facture !

La parole aux utilisateurs

Depuis le 1^er janvier 2020, conformément à la législation et au calendrier relatif au développement de la facturation électronique, les micro-entreprises ont rejoint la communauté d’utilisateurs de Chorus Pro.

Sophie Bretnacher travaille pour la micro-entreprise PSB et partage, aujourd'hui, avec vous, son expérience de dématérialisation, le chemin à parcourir et les atouts de cette nouvelle forme d’échange entre entités publiques et entreprises.

La société PSB est spécialisée dans les prestations de service ainsi que dans la vente de produits chimiques et biologiques. Outre de nombreuses entreprises du secteur privé, elle facture à la fois l’Etat et les collectivités territoriales.

Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro via une assistante commerciale en charge de la facturation d’une entreprise pour laquelle nous travaillons.

Depuis le 1^er janvier 2020, ma micro-entreprise est à son tour concernée par l’obligation de dématérialisation des factures. Je dois donc déposer mes factures à destination de mes clients publics sur Chorus Pro.

Quel mode de dépôt utilisez-vous et qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le mode de dépôt privilégié est le mode portail (dépôt de facture au format PDF).

J’ai profité de plus de disponibilité durant le confinement pour me former à Chorus Pro. J’ai suivi les deux modules d’accompagnement individualisé (Volet A et volet B) proposés en live et en ligne avec un expert Chorus Pro de l’AIFE, d’une durée d’environ 1h30 à chaque fois.

La formatrice était très patiente et à l’écoute de chaque participant. Elle a pris le temps de traiter toutes les difficultés afin que tous les participants s’approprient correctement Chorus Pro. C’était super !

J’ai également consulté des tutoriels vidéo disponibles sur la Communauté Chorus Pro, concernant la création d’espaces par exemple.

Quels sont les apports réels pour votre entreprise ?

Le fondement de Chorus Pro est une bonne idée car il permet de faire circuler les factures entre les entreprises et les entités publiques. Mais il est important de bien comprendre tout le vocabulaire et l’environnement de Chorus Pro avant de se lancer.

Quels conseils donneriez-vous aux autres micro-entreprises et auto-entrepreneurs qui n’utilisent pas encore Chorus Pro ?

Ils n’auront pas le choix s’ils facturent des entités publiques (rires). Je les encourage à faire comme moi : suivre les formations gratuites proposées par l’AIFE. Cela permet d’avoir un expert de Chorus Pro qui répond à vos questions et vous aide dans vos difficultés. Avec une formation, n’importe qui peut utiliser Chorus Pro !

Comme Sophie Bretnacher, bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit à Chorus Pro en remplissant le formulaire disponible ici.

Découvrez d'autres témoignages sur la communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Un nouvel outil de vérification des signatures électroniques

Avec la dématérialisation des marchés publics de plus de 25 000 €, l’usage de la signature électronique est appelé à rapidement se développer. Tous les documents qui devaient jusque-là être signés de façon manuscrite par les soumissionnaires (candidats au marché) doivent être signés dorénavant électroniquement.

Une signature électronique ne s’improvise pas. Il ne s’agit pas d’un simple scan de signature manuscrite mais d’un certificat électronique spécifique et nominatif. Il est à acquérir auprès d’un éditeur de logiciels spécialisé ou dans certains cas, du profil d'acheteur sur lequel l'entreprise candidate.

Comment s’assurer que les documents transmis sont correctement signés ?

Depuis mai 2020, l'AIFE met à disposition un outil de vérification de signature électronique pour remplir cette fonction.

Ouvert à tous et adapté à tous les documents dès lors qu'ils comportent une signature électronique, cet utilitaire permet de vérifier l’acceptabilité technique de la signature et de télécharger un rapport au format PDF.
Cette vérification est conforme aux standards européens et à l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.

Comment procède-t-on à la vérification d'une signature électronique ?

Il existe 2 moyens de vérifier une signature électronique, directement via le site ou en mode API :

1/ Via le site

L'outil, à disposition du grand public, est disponible via ce lien : https://esignature.chorus-pro.gouv.fr/#/verifier

Pour plus d'information sur les modalités d'utilisation de ce mode de vérification, veuillez consulter la documentation mis à votre disposition en cliquant ici.

2/ Mode API

La vérification de signature est aussi proposée par API aux profils d’acheteurs raccordés à PISTE, avec des fonctionnalités élargies, telles que la possibilité de récupérer le rapport de vérification sous un format XML exploitable par des outils de vérification « métiers ».

Si vous souhaitez implémenter la solution de l’API de vérification de signature électronique,, contactez l'équipe en charge de ce projet via l'adresse courriel : commandepubliquenumerique.aife@finances.gouv.fr.

Dans les mois à venir, un deuxième volet de cette offre se portera sur la mise à disposition d'un outil de signature électronique.

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
- Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
- Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

Enregistrez vos factures au format pdf

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique. Le format de votre dépôt est automatiquement reconnu par l'outil.

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Raccordement EDI / API : Comment vérifier la date d'expiration de mon certificat ?

L’AIFE a mis en place la possibilité à ses partenaires de se raccorder à Chorus Pro en API ou en EDI par certificat.

Depuis la mise en place de PISTE, seuls les partenaires déjà raccordés en API par certificat à Chorus Pro peuvent renouveler leur certificat. Les partenaires souhaitant se raccorder en API pour la première fois, ont accès exclusivement aux raccordements oAuth2 avec PISTE.

Un certificat utilisé dans un raccordement API ou EDI a une date d’expiration, son renouvellement est nécessaire pour continuer à utiliser les services associés. Pour le renouveler, rapprochez-vous du fournisseur de votre certificat.

Cet article vous explique comment vérifier la date d’expiration de votre certificat utilisé dans un raccordement à Chorus Pro.

1/ Vérifier la date d’expiration du certificat de son raccordement EDI

Prérequis :

Avoir accès à l’espace Raccordement EDI/API
Avoir un raccordement EDI

Pour vérifier la date d’expiration de votre certificat, vous devez vous connecter au portail Chorus Pro puis accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Rechercher fiche EDI ».

Lancez ensuite la recherche des raccordements EDI pour votre structure. La liste de vos raccordements est affichée avec le protocole, le code application partenaire, le code interface et la date de début du raccordement.

Pour connaître la date d’expiration du certificat, cliquez sur le « stylo » pour consulter le raccordement.

La date d’expiration du certificat est affichée dans l’écran de consultation du raccordement EDI.

2/ Vérifier la date d’expiration du certificat de son raccordement API

Prérequis :

Avoir accès à l’espace Raccordement EDI/API
Avoir un raccordement API par certificat

Pour vérifier la date d’expiration de votre certificat, vous devez vous connecter au portail Chorus Pro puis accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ».

La liste de vos raccordements API est affichée avec la date d’expiration de votre certificat pour chaque raccordement.

Capture d'écran article certificat 1

Pour aller plus loin, veuillez consulter :

Raccordement EDI : Un onglet dédié à l'expérimentation BtoB

L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) ont lancé en janvier 2020 l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises.

Cette expérimentation a pour objectif de tester la réception des factures par les entreprises privées via la plateforme de dématérialisation Chorus Pro. Pour plus d'informations cliquez ici.

Afin d'expérimenter la reception des factures par les entreprises raccordées en mode EDI, l'espace « Raccordement EDI et API» du portail Chorus Pro a été modifié :

Le sous-onglet « Créer Fiche EDI Récepteur » a été ajouté.

Il permet de mettre en place le raccordement spécifique à la réception des factures. Il est uniquement destiné aux entreprises participant à l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises.

Le sous-onglet « Créer Fiche EDI » a été renommé par « Créer Fiche EDI Emetteur ».

Cet onglet reste dédié aux émetteurs de factures via Chorus Pro.

L'utilitaire DUME fait peau neuve

Après deux ans d’existence, l’utilitaire DUME de Chorus Pro (accessible sur https://dume.chorus-pro.gouv.fr), qui permet aux entreprises d’attester de leur capacité à répondre à un marché public, fait peau neuve.

Si les fonctionnalités de l’outil restent inchangées, son ergonomie évolue pour donner à l’utilisateur, qu’il soit acheteur public ou opérateur économique, une meilleure visibilité sur l’avancement de la complétion de son formulaire. Avec un vocabulaire simplifié et des icônes plus claires, le nouvel utilitaire DUME a vocation à simplifier encore davantage l’accès à la réponse dématérialisée aux marchés publics.

Vous ne connaissez pas encore le DUME ? Pour en savoir plus à ce sujet, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/introduction-au-document-unique-de-marche-europeen

Comment traiter une facture qui m'est renvoyée ?

Sur Chorus Pro, vos factures peuvent vous être renvoyées par vos clients publics pour trois raisons, qui correspondent chacune à un statut de facture différent :

S'il y a une erreur dans les données du destinataire, la facture sera « à recycler »
Si des pièces justificatives sont manquantes, la facture sera « suspendue »
Si certaines données de facturation sont erronées, la facture sera « rejetée ».

Cet article vous explique la marche à suivre pour traiter ces factures.

Où trouver les factures qui me sont renvoyées ?

Les factures qui vous sont renvoyées et qui nécessitent une action de votre part, se trouvent dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises ».

Pour accéder à la facture afin de la traiter, cliquez sur son numéro.

Facture "à recycler"

La facture n'a pas pu être traitée car elle comporte une erreur dans les données du destinataire. Vous pouvez modifier ces données et renvoyer la même facture.

Facture recyclée, avec les champs du motif du destinataire et du numéro d'engagement de sélectionnés

1. Le motif pour lequel la facture a été recyclée est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitement Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi de la facture » en bas de votre écran.

2. Vous pouvez, sans avoir à changer le numéro de votre facture d’origine, modifier les données suivantes :

le SIRET du destinataire,
le code service du destinataire,
le numéro d’engagement

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre à nouveau la facture.

Facture "suspendue"

Le destinataire a suspendu le traitement de votre facture parce qu'il lui manque une pièce jointe.

facture au statut suspendu avec le motif de suspension

Le motif pour lequel la facture a été suspendue est indiqué dans le pavé correspondant.

Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi du traitement » en bas de votre écran.

Dans le bloc « Pièces jointes », cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ».

Cliquez sur le bouton pour récupérer la pièce à ajouter stockée dans le répertoire de votre poste de travail.

Renseignez les champs « Désignation » et « Type de pièce » puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Recommencez autant de fois que de documents à joindre à votre envoi puis cliquez sur le bouton « Retour ».

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre votre facture avec les documents requis par le destinataire. Votre facture passe alors au statut « Complétée ».

Facture "rejetée"

Le destinataire a rejeté votre facture car certaines données de facturation sont erronées, telles que le montant de la facture ou le taux de TVA par exemple.

Une nouvelle facture doit alors être émise avec un nouveau numéro.

Si vous souhaitez avoir le détail du motif de rejet, accédez à la facture en cliquant sur son numéro.

Vous pouvez traiter le rejet afin que la facture rejetée n'apparaisse plus dans votre onglet "Synthèse". Pour ce faire, depuis l'onglet "Synthèse", sélectionnez les factures à traiter et cliquez sur "traiter le rejet".

Chorus Pro & PISTE : Comment réussir son raccordement API Oauth2 ?

L’AIFE a mis en place une Plateforme d’Intermédiation des Services pour la Transformation de l’Etat en janvier 2020. Celle-ci mutualise les services API (Application Programming Interface) de l’Etat et de la sphère publique.

PISTE se substitue à la plateforme API de Chorus Pro.

Le raccordement à Chorus Pro doit obligatoirement se faire d'abord dans l'environnement de qualification, afin d'effectuer tous les tests nécessaires, puis il faudra réitérer les étapes dans l'environnement de production.

Cet article vous guide dans les 3 étapes nécessaires pour réussir votre raccordement :

Etape 1 : création d'un compte PISTE, génération automatique de l'application SANDBOX et création de votre application de production
Etape 2 : raccordement à l'environnement de qualification
Etape 3 : raccordement à l'envrionnement de production

NB : La seule différence entre le raccordement à l'environnement de qualification et celui à l'envrionnement de production réside dans le nom des applications que vous allez déclarer.

1/ Création d'un compte PISTE et d'une application de production

La création d’un compte PISTE est nécessaire pour se raccorder à Chorus Pro. Le portail PISTE est destiné aux développeurs de solution interfacée à Chorus Pro (éditeurs de solution, concentrateurs, DSI pour les applications internes).

La première étape consiste à créer un compte sur PISTE, pour cela vous devez remplir les champs obligatoires suivants et accepter les CGU :

Nom
Adresse e-mail
Mot de passe
Nom de l’organisation : choisir « Universelle »

Une fois votre compte créé, PISTE génère automatiquement une application SANDBOX qui sera uniquement utilisée pour le raccordement à l'environnement de qualification de Chorus Pro.

Le nom de l’application Sandbox est toujours : APP_SANDBOX_EmailUtilisateur

Exemple pour le compte PISTE « api-choruspro.aife@finances.gouv.fr », l’application SANDBOX générée par PISTE a pour nom d’application « APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr »

Ensuite, vous devez ajouter les API Chorus Pro à votre application Sandbox. Pour cela vous devez sélectionner votre application, puis cliquer sur le bouton « Modifier l’application ».

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

Pour se raccorder en production, il faut créer une application dédiée en cliquant sur le bouton « créer une application ».

Les champs ci-dessous doivent être complétés :

Nom de l’application : ce nom doit être unique et sera utilisé lors de la création du raccordement API sur le portail Chorus Pro
Email : email du responsable de l’application
Le responsable de l’application : une personne que l’équipe Chorus Pro ou PISTE peuvent contacter
Information sur la structure : renseigner le SIRET de la structure

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

2/ Créer son raccordement API Chorus Pro en qualification

Pré requis :

Avoir une application SANDBOX sur PISTE
Avoir un matelas de données de qualification

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en qualification, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

Structure : Choisir la structure
Nom de l’application : saisir le nom de l’application SANDBOX qui a été créée sur PISTE, exemple : APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr
Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

3/ Créer son raccordement API Chorus Pro en production

Pré requis :

Avoir une application production sur PISTE
L’espace « raccordement EDI / API » ouvert pour la structure qui souhaite se raccorder
Avoir les habilitations sur l’espace « raccordement EDI / API »

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en production, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

Structure : Choisir la structure à raccorder
Nom de l’application : saisir le nom de l’application qui a été créée sur PISTE, exemple : MON_APPLICATION_CHORUS_PRO. Attention, il est impossible de saisir une application SANDBOX.
Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

Annexe

Pour aller plus loin, veuillez consulter :

le guide du développeur API oAUTH2 : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/aides-aux-developpeurs-api-en-mode-oauth2/
le guide d’utilisation du portail de qualification : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/portail-de-qualification-sur-chorus-pro/

Pièces Jointes dans Chorus Pro : quelques règles à respecter

Lors de vos émissions de factures sur Chorus Pro, il est possible d'ajouter des pièces jointes. Celles-ci doivent cependant respecter certaines règles, quel que soit le mode de dépôt (Portail, EDI ou API).

1/ Nommage

Le nom d’une pièce jointe est limité à 50 caractères maximum. L’extension associé au nom de la pièce jointe est obligatoire et est comprise dans le décompte des 50 caractères.

2/ Format

Les formats de pièces jointes complémentaires acceptés sont les suivants : .BMP, .GIF, .FAX, .ODT, .PPT, .TIFF, .XLS, .BZ2, .GZ, .JPEG, .P7S, .RTF, .TXT, .XML, .CSV, .GZIP, .JPG, .PDF, .SVG, .XHTML, .XLSX, .DOC, .HTM, .ODP, .PNG, .TGZ, .XLC, .ZIP, .DOCX, .HTML, .ODS, .PPS, .TIF, .XLM, .PPTX

3/ Taille

La taille des pièces jointes dépend du type de pièce et du mode de dépôt du dossier.
- Pour un dépôt portail ou API :
  - chaque pièce jointe unitaire ne peut excéder 10 M0,
  - le dossier de facturation (facture et pièces jointes complémentaires) ne peut excéder :
    - 120 M0 en saisie ou dépôt PDF
    - 30 M0 en dépôt de lot XML.
- Pour un dépôt EDI, la taille limite d’un flux est de 1 Go.

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