Evolution des rôles d’utilisateurs

Dans le nouveau portail de services Chorus Pro les profils ont été simplifiés, la notion de « gestionnaire secondaire » n’existe plus et deux rôles ont été implémentés :

Le gestionnaire principal: première personne ayant créé la structure, le gestionnaire principal a la responsabilité de gérer les organisations et les utilisateurs de cette structure. C’est-à-dire, effectuer les rattachements des utilisateurs, valider les demandes de rattachement, détacher les utilisateurs quand ceux-ci ne travaillent plus au sein d’une structure, etc….
L’utilisateur : un utilisateur est une personne ayant créé un compte sur Chorus Pro après le gestionnaire principal et rattachée à la structure pour laquelle elle travaille. L’utilisateur a les droits de modification et/ou de consultation sur l’ensemble des fonctionnalités, sauf le droit de modification sur la structure.

Pour plus d’informations, retrouvez également les fiches pratiques : Gérer les utilisateurs, Gérer les structures.

Nouvelle thématique à destination du gestionnaire principal – Gestion des structures et des utilisateurs

L’objectif de ce nouveau webinaire est d’apprendre à gérer le paramétrage des structures, les utilisateurs ainsi que les habilitations via le portail de service. Le public concerné par ce webinaire sont les gestionnaires principaux des entités publiques et privées. Retrouvez les prochaines sessions sur la page : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/category/webinaire/

La parole aux utilisateurs

Immersion dans le nouveau portail de services : entretien avec une cheffe de projet à l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) : Béatrice Chapuis

Pouvez-vous vous présenter ?

Je suis cheffe de projet au sein de la division Chorus Pro de l’Agence pour l’Information Financière de l’Etat.

Quel est votre rôle dans le projet du portail de services Chorus Pro ?

J’ai participé à la conception et aux expérimentations du portail de services. Comme le nouveau portail de services reprend des données du Chorus Pro actuel, j’ai travaillé aussi sur toute la partie migration des données. Ce chantier a nécessité des répétitions sur différents environnements pour valider la qualité des données reprises.

J’ai aussi travaillé avec les autres divisions de l’Agence (Infrastructures, système d’Echanges, UX et qualité WEB, Support, Accompagnement, Recette et Intégration). Ce travail collaboratif avec tous ces acteurs est très intéressant et enrichissant car chacun apporte sa compétence et contribue à la réussite du projet.

Pouvez-vous nous décrire l’origine du projet et pourquoi il a été mis en place ?

En 2020, à la suite d’une étude, nous avons constaté que la plateforme Chorus PRO nécessitait une maintenance trop importante. La solution a été la refonte de l’architecture de la plateforme. Celle-ci devait être plus robuste, plus résiliente et plus élastique pour améliorer la stabilité et envisager plus facilement des extensions de périmètres fonctionnels. C’est là que le nouveau portail de services Chorus Pro est né.

Quels sont les principaux bénéfices pour les utilisateurs ?

Le nouveau portail de services est plus ergonomique, l’accessibilité est facilitée. La connexion sur le portail offre l’accès aux différentes applications disponibles aux utilisateurs sans qu’il ne soit nécessaire de se reconnecter.

L’avantage de ce portail est d’être plus évolutif pour intégrer de nouvelles fonctionnalités tout en garantissant la disponibilité de la plateforme.

Quels sont vos conseils pour s’approprier plus rapidement ce nouveau portail ?

La navigation étant intuitive, il ne faut pas hésiter à aller dans les différentes pages pour découvrir les fonctionnalités. D’autre part, sur chaque page, à gauche, il est proposé un lien ‘Accéder à la documentation’, en cliquant sur le lien, une documentation dédiée à la page est disponible.

Les thématiques ont été mises à jour – Rendez-vous sur la liste de nos webinaires

Pour vous accompagner dans la prise en main du portail de services, nous avons adapté le contenu de nos webinaires :

9 thématiques abordées dont une nouvelle « Gérer les structures… » :
- Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur Chorus Pro (pour les entreprises) ?
- Gérer les structures et les utilisateurs (pour les entreprises)
- Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Fournisseurs
- Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE
- Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOA
- Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques
- Comment traiter les factures reçues et émettre des factures vers une autre entité publique sur Chorus Pro
- Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
- Comment saisir mon mémoire de frais de justice via Chorus Pro ?

un contenu mis à jour mais avec une structuration identique :
- Contexte réglementaire de Chorus Pro et notions clés
- Explication des procédures
- Démonstration commentée
- Questions / réponses pendant le webinaire via le

Rendez-vous sur la page suivante afin de consulter et de vous inscrire aux webinaires : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/category/webinaire/

ClaudIA est toujours là pour vous aider

L’assistante virtuelle ClaudIA reste disponible et s’adapte au nouveau portail.

Elle vous aide dans la résolution de vos problèmes 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, notamment si vous avez oublié votre mot de passe, ou suivre une facture, ou vous inscrire à un accompagnement, etc.

Elle est désormais positionnée en bas à droite de l’écran du portail de services Chorus Pro.

Un clic sur l’icône correspondante permet d’ouvrir une fenêtre conversationnelle dans laquelle vous pouvez poser des questions ou sélectionner une suggestion et obtenir de l’aide.

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

Edito newsletter 57

Depuis le 21 février, une nouvelle interface du portail Chorus Pro est mise à votre disposition.

Elle permet d’accéder aux différents services de Chorus Pro et à terme à des nouvelles applications mise à disposition par l’Etat.

Bonne raison pour s’y intéresser !

Quels changements sur l’ergonomie ?

Une page d’accueil qui regroupe l’ensemble des applications par domaine. L’accès se fait uniquement par la création d’un compte mais, bonne nouvelle, si vous avez déjà un compte Chorus Pro, vous pouvez vous connecter directement.

Quels changements de vocabulaire ?

Le lexique du nouveau portail de services est légèrement différent de celui du précédent.

Voici les changements clés pour s’y retrouver facilement :

Un « Espace » devient une « Application » - et reste un ensemble de fonctionnalités liées à une thématique spécifique, comme les factures reçues ou les factures émises
Plusieurs applications sont regroupées dans des ensembles appelés « Domaines ».

Envie de découvrir en détail le nouveau portail de services ?

Nous vous conseillons la lecture de notre note spéciale « Se familiariser avec la navigation sur le portail de services Chorus Pro », disponible ici.

Par ailleurs, l’ensemble de la documentation utilisateur a été mise à jour et notamment pour les fonctionnalités de gestions des comptes, structures et utilisateurs. Elle est disponible sur https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/

Vous avez également la possibilité de tester et naviguer dans les nouvelles fonctionnalités grâce au portail de Qualification, accessible via ce lien (https://qualif.chorus-pro.gouv.fr/aife_qual)

Qu’en est-il des webinaires ?

Tous les webinaires prennent en compte les changements apportés : les démonstrations en direct, ainsi que les pas-à-pas disponibles dans les supports à télécharger ont été adaptés au nouveau portail de services.

N’hésitez pas à vous inscrire via la communauté Chorus Pro, en cliquant sur le lien : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/category/webinaire/.

Maîtrise d’Oeuvre : Comment bien déposer vos notes d’honoraires ?

Vous êtes une Maîtrise d’Œuvre intervenant dans un marché de travaux et souhaitez déposer vos notes d’honoraires ?

Le processus de dépôt de notes d’honoraires est différent du processus de dépôt d’Etat d’Acompte. En effet, les États d’Acompte se déposent via l’espace factures de travaux afin d’être intégrés dans le dossier de facturation ainsi l’ensemble des acteurs concernés par le marché y auront accès.

Les notes d’honoraires ne concernent que vous et votre client public donc elles passeront par l'espace factures émises.

Pour déposer vos notes d'honoraires, suivez les 4 étapes ci-dessous :

Schéma décrivant le processus simplifié du dépôt d'une facture

Pour plus de détails et comprendre le processus veuillez-vous référer à la fiche pratique ci-jointe en cliquant ici

Annuaire des entités publiques : ce qu’il faut savoir

En tant qu’émetteurs de factures, il est important de consulter les informations obligatoires pour la facturation de vos clients publics : identifiant, destinataire, service et code service, statut, paramètres obligatoires (engagement et code service).

A quoi sert l’annuaire des structures publiques ?

Vérifier si la structure publique destinataire de votre facture est bien active sur Chorus Pro.
Vérifier la raison sociale ou les coordonnées du destinataire de votre facture.
Déterminer si vous devez renseigner le code service et/ou le numéro d’engagement juridique pour l’acheminement de votre facture.
Vérifier si le destinataire de votre facture effectue une remontée de statut Mise en paiement ou non.
Déterminer, dans le cadre des marchés de travaux, si une maitrise d’ouvrage est présente dans la structure destinataire de votre facture.

Où trouver l’annuaire ?

L’annuaire est accessible :

Via le portail de services Chorus Pro. En sélectionnant, sur la gauche de l’écran d’accueil, « Accéder à la documentation ».

Vous arrivez sur la communauté chorus pro. Dans le menu déroulant de « Factures et demandes de paiement », sélectionnez « Annuaire des structures Publiques ».

Dans la barre de recherche, entrez l’information concernée (SIRET, raison sociale…).

En EDI, par un système d’abonnement au flux FAR37 via l’application « Raccordements EDI et API » sur Chorus Pro
En API, grâce aux services permettant de télécharger ou consulter l’annuaire, détaillés dans les Annexes API des Spécifications externes

Pour accéder à l'annuaire, cliquez ici.

Pour accéder au guide d'utilisation de l’annuaire des structures publiques, cliquez ici.

Actualités

CHORUS PRO : 2021, l’année de tous les records !

La nouvelle année qui débute est aussi l’heure de dresser le traditionnel bilan de l’année qui s’est écoulée.

En 2021, le volume de factures dématérialisées traitées par Chorus Pro a été de plus de 68 millions de factures (contre 54 millions en 2020), soit une croissance annuelle de +25% pour cette seconde année où l’obligation de facturation électronique entre les entreprises et la sphère publique s’appliquait pleinement.

Cette croissance se retrouve tous les mois de l’année 2021, avec un record en décembre avec plus de 6,7 millions de factures traitées.

Depuis l’ouverture du service début 2017, ce sont donc désormais plus de 200 millions de factures dématérialisées qui ont été traitées par Chorus Pro.

En 2021, ce ne sont pas moins de 730 000 entreprises qui ont envoyé au moins une facture à la sphère publique, via Chorus Pro. La moitié des factures ont été envoyées en EDI, principalement par les grandes entreprises et les ETI. 14% l’ont été en mode API, à travers un progiciel de gestion notamment, et 36% en mode portail, en majorité par les PME et les TPE.

Par ailleurs, la principale évolution en matière de format concerne le format factur-x. Il est celui qui progresse le plus, de très loin, en passant de moins de 1% à plus de 2% des factures, soit de 400 000 à plus du double, plus de 900 000 factures en 2021. Cela reste certes encore modeste, mais la marge de progression de ce nouveau format est encore très importante.

La parole aux utilisateurs

En cette fin d’année, Sandra H., responsable de pôle dans un centre de formation, nous livre son retour d’expérience sur Chorus Pro.

- Bonjour Sandra, Quels sont vos clients publics ?

Nous travaillons avec des collectivités territoriales.

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro lors de ma prise de poste au début d’année 2021.

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

C’est essentiellement la pratique qui m’a permis d’appréhender Chorus Pro, ainsi que les formations proposées par l’AIFE.

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

Les classes virtuelles m’ont permis de mieux comprendre le cycle de vie des factures, et de connaître la démarche pour traiter les factures rejetées par les clients publics.

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

J’utilise principalement l’outil pour me conformer aux dispositions du Code la Commande Publique, mais cela me permet également d’avoir une meilleure vision sur le suivi des factures.

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Les webinaires permettent de découvrir les fondamentaux et de se constituer de solides bases sur l’utilisation de Chorus Pro, je recommanderais donc aux débutants de les suivre avant de s’auto-former.

ACTUALITÉS

A quoi sert l’annuaire des structures publiques ?

Où trouver l’annuaire ?

CHORUS PRO : 2021, l’année de tous les records !